Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)
Terminológia
A magyar levéltári jogszabályok szerint az iratkezelés általános irányelveit a Minisztertanács állapítja meg. A Levéltárak Ügyviteli Szabályzata szerint a levéltári iratkezelés a levéltári írásbeli ügyvitelnek egy része, amely a levéltári ügyiratok átvételét, iktatását, szétosztását, letisztázását, továbbítását, irattározását és selejtezését jelenti. Ez a meghatározás nem pontos és nem is teljes. A kulturális miniszter iratkezelési utasítása szerint iratkezelésnek minősül az iratok átvétele, iktatása, kiosztása, nyilvántartása, leírása, elküldése, csatolása, határidőzése, irattározása és selejtezése. Ez a meghatározás sem pontos és teljes. Az iratkezelést irattári kezelésnek is nevezik, bár annál többet jelent. Az irattári kezelés csak egyik része az iratkezelésnek. 22—44 Iratkezelési rend — vagy az iratkezelés rendje az iratkezelés módját jelenti. Ugyanezt jelentik az iratkezelési rendszer vagy az iratkezelés rendszere, valamint az iratkezelési szervezet vagy az iratkezelés szervezete, vagy az iratkezelési szervezet kifejezések. 22—45 Központi iratkezelés — Az iratkezelést akkor nevezik központinak, amikor valamely szerv minden iratát egy helyen kezelik. Kisebb szerveknél az iratkezelés általában központi. Nagyobb szerveknél az iratkezelést általában vagy teljesen decentralizálják, vagy csupán egyes részeit végzik központian. Központi lehet pl. a postabontás, az iktatás, a tisztázás, a postázás, az irattározás. Az is előfordul, hogy az iratkezelés egyes részeit központian és decentralizáltan is elvégzik, pl. az előbb központilag iktatott ügyeket utóbb az egyes osztályokon külön is iktatják. Az is gyakori, hogy bizonyos ügyek iratait központian kezelik, másokét ellenben vagy teljesen vagy csak részben decentralizáltan. Általában központian kezelik pl. a titkos, a bizalmas, az elnöki ügyek iratait. 22—46 Decentralizált iratkezelés — A decentralizált iratkezelésnél valamely szerv iratait nem központian kezelik, hanem a szerv részlegei külön kezelik irataikat. Decentralizáltan általában a nagyobb szervek kezelik irataikat. 22—47 Vegyes iratkezelés — az iratkezelésnek az a módja, amelynél valamely iratképző iratait a szervnél létük idején átmenetileg decentralizáltan, véglegesen azonban központilag kezelik. A vegyes iratkezelést vegyes irattározásnak is nevezik. 22—48 Ügyiratkezelő — az iratkezelő fogalmának jelölésére használt azonos jelentésű kifejezés. 22—49 Iratkezelési szabályzat — az az írásbeli rendelkezés, amely a kormányzati szervek és tisztségviselők számára megszabja, hogy irataikat az ügyintézés egész folyamán minden vonatkozásban miként gondozzák. Az iratkezelés általános, minden kormányzati szervre és tisztségviselőre kötelező, irányelveit a minisztertanács állapítja meg. A kormányzat egyes ágazatai részére az iratkezelés ágazati irányelveit az általános irányelvek figyelembevételével az illető ágazat országos főhatósága állapítja meg a kulturális miniszter különböző mérvű közreműködésével. Az egyes kormányzati szervek és tisztségviselők iratkezelési szabályzatait az ágazati irányelvek figyelembevételével a szerv vezetője, illetve a kérdéses tisztségviselő állapítja meg. Az iratkezelési szabályzatok elkészítésében a levéltári intézmények a kulturális miniszter megbízottaiként vesznek részt. A magyar levéltári jogszabályok szerint az állami szerveknek, szövetkezeteknek, társadalmi szervezeteknek és más jogi személyeknek iratkezelési szabályzatot kell készíteniük és iratkezelésüket annak megfelelően kell megszervezniök.
