Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

E jogszabályok szerint az iratkezelési szabályzat az iratok, a bármilyen technikai eljárással készült kép- és hangfelvételek, valamint a gépi adatfeldolgozás során keletkezett adathordozók biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel ellátását, irattározását, selejtezését és levéltári átadását szabályozza. E meghatározás — bár némi korrekcióra szorul — sokkal pontosabb és teljesebb, mint amit a jogszabályok az iratkezelésről adnak. (L. Iratkezelés.) A jogszabályok szerint a szerveknek az iratkezelést a korszerű ügyvitel igényeinek és a modern technika által nyújtott lehetőségeknek figyelembevételével úgy kell megszervezniük, hogy az rendeltetésszerű működésüket, feladataik eredményes és gyors megoldását, valamint tevékenységük hatékony ellenőrzését biztosítsa. A levéltári intézményeknek fontos szerepük van az illetékességi körükbe tartozó szervek iratkezelési szabályzatainak az elkészítésében. 22—50 Egységes iratkezelési szabályzat — olyan iratkezelési szabályzat, amelyet valamely országos hatáskörű szerv a kulturális miniszterrel egyetértésben ad ki a felügyelete alá tartozó azonos jellegű és szintű szervek számára. Az egységes iratkezelési szabályzatot azok a szervek, amelyek számára készült, változtatás nélkül átveszik. Egységes iratkezelési terv készül pl. a külkereskedelmi vállalatok részére. 22—51 Iratkezelési mintaszabályzat — vagy minta iratkezelési szabályzat olyan iratkezelési szabályzat, amelyet valamely országos hatáskörű szerv a kulturális miniszterrel egyetértésben ad ki a felügyelete alá tartozó különböző jellegű és szintű szervek számára. Az iratkezelési mintaszabályzatot azok a szervek, amelyek számára készült, nem veszik át változtatás nélkül, hanem alapul használják fel a maguk iratkezelési szabályzatának az elkészítéséhez. Minta iratkezelési szabályzatot adott ki pl. a Művelődésügyi Minisztérium a művelődésügyi intézmények számára. 22—52 Titkos ügykezelési szabályzat — olyan ügykezelési (ügyviteli, ügyrendi) szabályzat, amely a titkos (bizalmas, rezervált) ügyek intézését szabályozza. A titkos ügykezelési szabályzat egyben titkos iratkezelési szabályzat is. 22—53 Irodareform — az iratkezelés reformja, új alapra helyezése. Németországban használták ezt a kifejezést az iratkezelésnek az 1920-as években történt megváltoztatására. Az- iroda 22—54 Iroda — vagy kezelőiroda valamely szervnek az a részlege, amelynek feladata az iratkezelés meghatározott részeinek az intézése. Az irodai munkakörbe, az irodai ügyvitel körébe tartozik elsősorban az iktatói, a kiadói és az irattári munka. Kisebb szerveknél egy részleg végzi az iktatói, a kiadói és az irattári munkát. Nagyobb szerveknél külön részlegek végzik ezeket a munkákat vagy közülük valamelyiket, rendszerint az irattárit. Ilyen esetben az iroda keretszerve az iktatóhivatalnak, a kiadóhivatalnak és az irattárnak. Az irodát, illetve az iktató- és a kiadóhivatalt, valamint az irattárat segédhivatalnak is nevezik. 22—55 Kancellária — kifejezés az iroda latin neve. A feudalizmus idején azonban nemcsak az irodát nevezték kancelláriának, hanem az uralkodó mellett működő bizonyos udvari kormányhatóságokat is. 22—56 Központi iroda — olyan iroda, amely valamely szerv iratkezelésének meghatározott részeit a szerv minden részlegére kiterjedően intézi.