Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)
Terminológia
22—39 Ügyviteli irat — valamely szerv vagy személy ügyeinek írásbeli intézésével kapcsolatban képzett vagy keletkezett irat, amely rendeltetésszerűen az iratképző vagy iratkeletkeztető szervnél vagy személynél marad, annak az iratai közé, annak az irattárába tartozik. Az ügyviteli iratoknak 3 fajtáját különböztetjük meg: a beadványokat, a belső ügyviteli iratokat és a kiadványokat. A beadványok az iratképző szervhez vagy személyhez kívülről, más szervektől vagy személyektől érkező iratok. A belső ügyviteli iratok az iratképző szervnél vagy személynél keletkező és ott is maradó iratok. A kiadványok az iratképző szervnél vagy személynél keletkező, de onnan kimenő, más szervekhez vagy személyekhez kerülő iratok. A belső ügyviteli iratokat és a kiadványokat az iratképző szerv vagy személy képezi, azok teljes egészükben nála keletkeznek. A beadványokat ezzel szemben nem teljes egészükben képezik, azok csak annyiban keletkeznek nála, amennyiben ügyviteli feljegyzéseket vezet rájuk. Az ügyviteli iratoknak sokféle típusa van. Mások a típusai pl. az irodai és a gazdasági ügyvitelnek. 22—40 Ügyviteli feljegyzés — kifejezésnek kettős jelentése van. A szó tágabb értelmében ügyviteli feljegyzés minden feljegyzés, amelyet bármilyen ügyviteli iratra írnak. A szó szűkebb értelmében csak a beadványokra írt feljegyzéseket, valamint az egyéb ügyviteli iratokra az irodai ügyvitellel kapcsolatban írt utasításokat nevezik ügyviteli feljegyzéseknek. Az ügyviteli feljegyzés kifejezést inkább ez utóbbi, szűkebb értelmében használják. Az ügyviteli feljegyzést a kifejezés szűkebb értelmében kezelői feljegyzésnek vagy kezelői utasításnak is nevezik. 22—41 Irodai ügyviteli irat — olyan ügyviteli irat, amelynek egészbeni, vagy csupán részbei képzésében, közelebbről létrehozásában, az összefoglalóan irodának nevezett segédhivatalok: az iktató- és a kiadóhivatal, valamint az irattár részt vesznek. A legáltalánosabb irodai ügyviteli irattípus az előadóív, amely a hozzászerelt különböző iratokkal ügyiratdarabot vagy ügyiratot, aktát alkot. Jellegzetes ügyviteli irattípus az iktatókönyv is. Nem irodai ügyviteli iratok pl. a levéltári segédletek, a kiadványok. 22—42 Gazdasági ügyviteli irat — olyan ügyviteli irat, amely a gazdasági ügyvitel során keletkezik. Az iratkezelés 22—43 Iratkezelés — mint általános fogalom az iratokkal való foglalkozást, elsősorban az iratok gondozását, őrzését jelenti. Az iratkezelés mint kormányzati fogalom az írásbeli kormányzatnak — így az írásbeli igazgatásnak —, közelebbről az írásbeli ügyintézésnek, az a része, amely a szervek és a tisztségviselők iratainak a gondozásával az ügyintézés egész folyamán minden vonatkozásban foglalkozik. Az iratkezelés többet jelent, mint az irattározás, amely csak egyik része az iratkezelésnek. Kevesebbet jelent viszont, mint az írásbeli kormányzat, az írásbeli ügyintézés. Nincsen kialakult éles határvonal az iratkezelés és az írásbeli ügyintézés, az írásbeli kormányzat egyéb területei között. Ellenkezőleg, a fejlődés arra irányul, hogy ez a határvonal megszűnjék. Valóban felesleges azon elmélkedni, hogy pl. az iktatás, a tisztázás, a postázás része-e az iratkezelésnek, az írásbeli kormányzatnak. Az iratkezelés, illetve egyes részei folyhatnak központian, vagy decentralizáltan. A magyar levéltári jogszabályok az irattári anyag kezelését nevezik iratkezelésnek. Irattári anyagnak pedig a szervek (állami szervek, szövetkezetek, társadalmi szervezetek és más jogi személyek) iratait, illetve képes hangfelvételeit mondják.
