Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

Az ügy 22—8 Ügy — mint kormányzati fogalom azt az esetet vagy kérdést jelenti, amellyel valamely szervnek vagy tisztségviselőnek kormányzati tevékenysége során foglalkoznia, amelyet intéznie, illetve elintéznie kell. Minden ügynek tárgya van. Az ügyet magát is szokták tárgynak nevezni. 22—9 Általános ügy — olyan ügy, amelynek tárgya semmilyen különleges jelleggel sem rendelkezik, amelynek intézéséről az ügyintézés általános szabályain kívül különleges szabály nem rendelkezik. 22—10 Bizalmas ügy — olyan ügy, amelynek tárgya bizalmas jellegű, amelynek intézéséről az ügyintézés általános szabályain kívül vagy azok helyett, különleges szabály vagy ilyen szabály is rendelkezik. 22—11 Titkos ügy — olyan ügy, amelynek tárgya titkos jellegű, amelynek intézéséről az ügyintézés általános szabályain kívül vagy azok helyett, különleges szabály vagy ilyen szabály is rendelkezik. 22—12 Ügyfázis — az iratképző szervek és személyek által intézett egyedi ügyeknek egy-egy szakasza, amely általában egy belső (pro domo) feljegyzéssel, vagy pedig egy beadvány érkezésével kezdődik és az iratképző azzal kapcsolatos intézkedésével zárul. Az ügyfázist ügydarabnak is nevezhetjük. 22—13 Egyfázisú ügy — olyan ügy, amelynek csak egy fázisa van, amelyet csak egy szám alatt iktatnak. 22—14 Több fázisú ügy — olyan ügy, amelynek több fázisa van, amelyet több szám alatt iktatnak. 22—15 Hivatalból induló ügy — vagy ügydarab olyan, amely nem kívülről érkező beadvánnyal, hanem belső, pro domo feljegyzéssel kezdődik. A hivatalból induló ügyek vagy ügydarabok iktatásakor mind az előadóíven, mind az iktatókönyvben „Hivatalból" feljegyzéssel jelzik a hivatalból történt kezdeményezést. A „Hivatalból" feljegyzést a latin nyelvű írásbeliség idején „Ex officio" vagy „Ex offo" kifejezéssel tüntették fel. 22—16 Egyedi ügy — olyan ügy, amelynek a tárgya egyetlen eset vagy kérdés. Az egyedi ügynek is lehetnek részei, ezeket egyedi ügydaraboknak nevezhetjük. A határvonalat megvonni egyrészt az egyedi ügyek és az egyedi ügydarabok, másrészt az egyedi ügyek és az ügykörök között nem könnyű feladat, sokszor csak elhatározás dolga. A havi jelentéseket pl. egy intézmény nemzetközi kapcsolatairól egyedi ügyeknek is minősíthetem, de úgy is tekinthetem, mint egy egyedi ügy, jelentés az intézmény egy évi nemzetközi kapcsolatairól 12 ügydarabjának. És felvethető a kérdés: nem kellene-e az ilyen jelentéseket, évhatárra való tekintet nélkül, egyetlen egyedi ügynek felfogni, nem pedig ügykörnek. Véleményem szerint a kérdéses esetben nem a havi, hanem az évi jelentések az egyedi ügyek, több év jelentéseit már ügykörnek tartom. De, ismétlem, az ilyen állásfoglalás erősen szubjektív jellegű. 22—17 Ügykör — kifejezésnek a hatáskör kifejezés jelentésével azonos jelentésén kívül egy másik jelentése is van: a hasonló vagy rokon tárgyú egyedi ügyeknek az összességét jelenti. Az ügykör különböző nagyságú lehet, aszerint, hogy hány és milyen egyedi ügyet foglal össze. Az ügykör egyszerű vagy összetett lehet. 22—18 Egyszerű ügykör — Az egyszerű ügykörbe csak egyedi ügyek tartoznak, nem pedig különböző ügykörök. Egyszerű ügykör pl. a jutalmazási ügyek köre, amelybe egyedi jutalmazási ügyek tartoznak. 22—19 Összetett ügykör — Az összetett ügykörbe több ügykör tartozik.