Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

fond vagy állag szintű, szintetikus, belső használatra szánt levéltári segédlet. Legkisebb segédletbeli egységei állagok, illetve állagokra nem tagolódó fondok. Általában valamely levéltári intézmény teljes anyagáról készül, tehát teljes vagy központi segédlet. A következő adatokról nyújt tájékoztatást : cím vagy jelzet, kor, terjedelem. A fondoknak és állagoknak mind a szavakkal kifejezett címét vagy jelzetét, mind pedig törzsszámát feltünteti. Feltünteti továbbá a fondok és állagok helyrajzi vagy topografikus jelzetét is, vagyis azt, hogy hol van a raktári helyük. A terjedelmet irat- és polcfolyóméterben, továbbá a legkisebb raktári egységek számában adja meg. Rendszere a törzsszámok folyamatos sorrendje, tehát általában eltér az anyagnak mind a tényleges, mind pedig az ideális rendszerétől. Kiviteli formája az ívforma. Olyan formában kell elkészíteni, hogy lehetőség legyen az adatokban bekövetkező változások feltüntetésére. A fondok és állagok könyvét a fondok és állagok törzskönyvének is nevezik. 14—94 Törzskönyv — A fondok és állagok könyvét törzskönyvnek is nevezik. Törzskönyvnek szoktak nevezni más biztonsági célú segédleteket, nyilvántartásokat is. így nevezik pl. a Magyar Országos Levéltár Diplomatikai levéltáráról készült, kötetekbe kötött, irat- vagy darabjegyzéket is. 14—95 Fond törzslapja — a fondok és állagok könyvének valamely fond adatait tartalmazó, rendszerint külön lapon található része. 14—96 Fondok és állagok szakjegyzéke — tájékoztató célú, fond vagy állag szintű, szintetikus, kiadásra szánt levéltári segédlet. Legkisebb segédletbeli egységei állagok, illetve állagokra nem tagolódó fondok. Általában valamely levéltári intézmény teljes anyagáról készül, tehát teljes vagy központi segédlet. A következő adatokról nyújt tájékoztatást : cím vagy jelzet, kor, terjedelem. A fondoknak és állagoknak mind a szavakkal kifejezett címét vagy jelzetét, mind pedig törzsszámát feltünteti. A terjedelmet iratfolyóméterben adja meg. Rendszere eltér a levéltári anyagnak mind tényleges, mind pedig ideális rendszerétől. Szervtipológiai és területi alapon rendszerezve közli a fondok és állagok jegyzékét. Kiviteli formája az ívforma. 14—91 Tervezési statisztikai kimutatás — a levéltári munka tervszerű megszervezését célzó, fond vagy állag szintű, szintetikus, belső használatra szánt levéltári segédlet, amely a levéltári anyagnak valamely sajátosságáról mennyiségi tájékoztatást nyújt. Legkisebb segédletbeli egységei állagok, illetve állagokra nem tagolódó fondok. Általában valamely levéltári intézmény teljes anyagáról készül, tehát teljes vagy központi segédlet. A tervezési statisztikai kimutatásoknak többféle fajtáját különböztetjük meg, azon az alapon, hogy a levéltári anyagnak milyen sajátosságáról nyújtanak tájékoztatást. A levéltári anyagnak általában a leginkább változékony sajátosságai azok, amelyekről a tervezési statisztikai kimutatások tájékoztatnak. Nemkülönben az is jellemzője ezeknek a sajátosságoknak, hogy a levéltári munka során, annak eredményeképpen változnak meg, a levéltári munka éppen arra irányul, hogy megváltoztassa őket. E sajátosságok közül különösen három olyan, amelyről tervezési statisztikai kimutatást szoktak készíteni. Ezek: a rendezettség, a selejtezettség és a segédlettel ellátottság. Ezeken kívül készülhetnének még ilyen kimutatások a sérültségről, a betegségről, a filmezettségről és a fényképezettségről is. A rendezettségről tájékoztató tervezési statisztikai kimutatás adatai a következők: az anyag címe vagy jelzete, valamint az egész