Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

A Magyar Országos Levéltár Diplomatikai Levéltár című fondjának levéltári rendszere még tagolatlanabb. Ez a fond eredetileg csak sorszámokkal jelölt egyes iratokra tagolódott. A fondón belül később kialakított alaki sorozatok sem változtatták meg a még így is csak három szintű fond rendszerének tagolatlanságát. Ha egy család iratait egy ládában őrzi, iratainak raktári rendszere tagolatlan. Tagolatlan marad még akkor is, ha egy szekrényben polcokra kerülnek az iratok. A rendszerezési elvek 12—57 Rendszerezési elv — a rendszerezés során érvényesített alapelgondolás, amely a rendszerezést és a rendezést, a levéltári anyag rendszerét és rendjét elméletileg meghatározza. Rendszerezési elvet általában csak a levéltári rendszerezésnél szoktak érvényesíteni. A raktári rendszerezésnél és rendezésnél csak rendszerezési alapok érvényesülnek, rendszerezési elvek nem. Többféle rendszerezési elvet ismerünk. A két leglényegesebb rendszerezési elv a proveniencia és a pertinencia elve. Mind a proveniencia, mind pedig a pertinencia elvén belül érvényesülhet a rendszerezésnek vagy elméleti, vagy pedig gyakorlati elve. A rendszerezési elvet rendezési elvnek, tagolási elvnek, sőt egyszerűen csak elvnek is nevezik. 12—58 Rendszerezési alap — vagy tagolási alap az a tényező, amelynek figyelembevételével a levéltári intézmények rendszereznek és rendeznek, azaz a levéltári anyag rendszerét megállapítják, a levéltári anyagot részekre tagolják, a részeket csoportosítják, rendszerbe foglalják. Minthogy a rendszer a rendszerezési alaptól függ, a rendszerezési alapot általában rendszernek nevezik. Minthogy továbbá a rend a rendszernek a függvénye, a rendszerezési alapot rendnek is szokták nevezni. Nevezik a rendszerezési alapot egyszerűen alapnak is. A kétféle rendszerezésnek megfelelően kétféle rendszerezési alapot különböztethetünk meg: levéltárit és raktárit. A levéltári rendszerezés alapjául rendszerint a levéltári anyagnak valamilyen sajátosságát választják. Levéltári rendszerezési alap lehet pl. a levéltári anyag kora, tárgya. Lehet a levéltári rendszerezés alapja a fondképzőnek valamilyen sajátossága is: pl. hatásköre, illetékessége, szervezete. A levéltári rendszerezés alapjául általában nem egy, hanem több rendszerezési alapot választanak, és ezeket vegyesen alkalmazzák. A raktári rendszerezés alapjául rendszerint a levéltári anyag tárolásának valamilyen eszközét vagy módját választják. Raktári rendszerezési alap lehet pl. a polc, a szekrény, a doboz, a csomó, a kötet. A raktári rendszerezés alapjául is általában nem egy, hanem több rendszerezési alapot választanak, és ezeket vegyesen alkalmazzák. Mind a levéltári, mind pedig a raktári rendszerezésnek többféle alapját, a rendszerezési alapról elnevezett többféle levéltári és raktári rendszert és rendet különböztethetünk meg. Általánosabb, gyakrabban alkalmazott levéltári rendszerezési alapok vagy rendszerek: a történeti, a fondképzői, a szervezeti, az ügyintézői, a funkcionális, a személyi, a tárgyi, a területi, a levelezőpartneri, az iratfajtai, az időrendi, a numerikus, a betűrendi, az anyagi, az alaki. Általánosabb, gyakrabban alkalmazott raktári rendszerezési alapok vagy rendszerek: a polcrendszer, a szekrényrendszer, a fiókrendszer, a ládarendszer, a dobozrendszer, a tékarendszer, a tokrendszer, a csomórendszer, a dossziérendszer, a kötetrendszer, a füzetrendszer.