Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

A levéltárbeli rendszer a levéltári és a raktári rendszer közös neve. 12—49 Levéltári rendszer — a levéltári rendszerezés eredménye és a levéltári rend alapja, amelynek figyelembevételével, illetve alkalmazásával a levéltári anyagot levéltári egységekre bontják és az egységeket csoportosítják. A levéltári rendszert különböző reifdszerezési vagy tagolási elvek figyelembevételével, különböző rendszerezési vagy tagolási alapok alkalmazásával, különböző levéltári egységek kialakítására törekedve állapítják meg. A levéltári rendszer megállapításánál alkalmazott rendszerezési vagy tagolási alapokat magukat is szokták levéltári rendszereknek, sőt egyszerűen csak rendszereknek nevezni. 12—50 Raktári rendszer — a raktári rendszerezés eredménye és a raktári rend alapja, amelynek alkalmazásával az anyagot raktári egységekre bontják és az egységeket csoportosítják. A raktári rendszert különböző rendszerezési vagy tagolási alapok alkalmazásával, különböző raktári egységek kialakítására törekedve állapítják meg. A raktári rendszerek megállapításánál alkalmazott rendszerezési vagy tagolási alapokat magukat is szokták raktári rendszereknek, sőt egyszerűen csak rendszereknek nevezni. 12—51 Eredeti rendszer — a levéltári anyagnak levéltári intézménybe kerülése előtti rendszere, amelyet a levéltári intézmény a rendezés során vagy megtartott, vagy megváltoztatott. 12—52 Másodlagos rendszer— a levéltári anyagnak levéltári intézményben a rendszerezés során az anyag eredeti rendszerétől eltérően megállapított rendszere. 12—53 Egyszerű rendszer — olyan levéltári vagy raktári rendszer, amelynél csak egy rendszerezési alap, egyféle rendszer érvényesül. Ha pl. egy fond egész anyaga időrendezett, és másféle levéltári rendszerezési alap az anyagban nem érvényesül, a fond levéltári rendszere egyszerű. Ha pl. egy fond egész anyaga egy szekrényben van elhelyezve és másféle raktári rendszer az anyagban nem érvényesül, a fond raktári rendszere egyszerű. 12—54 Összetett rendszer — vagy vegyes rendszer olyan levéltári vagy raktári rendszer, amelynél többféle rendszerezési alap, többféle rendszer érvényesül. Ha pl. egy fond anyaga előbb szervezeti alapon állagokra, az állagokon belül tárgyi alapon tételekre, a tételeken belül pedig időrendi alapon évekre tagolódik, a fond levéltári rendszere összetett vagy vegyes. Ha pl. egy fond anyaga részben csomózott, részben dobozolt, részben kötetekbe kötött, a fond raktári rendszere összetett vagy vegyes. 12—55 Tagolt rendszer — olyan levéltári vagy raktári rendszer, amelynél az egységek több szintűek. Ha pl. egy fond anyaga állagokra, állagokon belül sorozatokra, sorozatokon belül tételekre, tételeken belül évekre, éveken belül ügyiratokra tagolódik, a fond levéltári rendszere tagolt. Ha pl. egy fond anyaga egy szekrényben, azon belül polcokon, a polcokon dobozokban, a dobozokban csomókban van elhelyezve, a fond raktári rendszere tagolt. 12—56 Tagolatlan rendszer — olyan levéltári vagy raktári rendszer, amelyben az egységek kevés szinten helyezkednek el. A Magyar Országos Levéltárban a magyar kancellária Acta generalia című állaga pl. sorozatokra, a sorozatok évek szerint, a fŐ sorozat éveken belül iktatószámok szerint tagolódik. Alapszámok, tételek nincsenek. Az állag levéltári rendszerét tehát tagolatlannak tekinthetjük.