Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

5. A levéltári segédletek fajai

készítés tapasztalataira — inkább arról szólok röviden, hogyan nem kell a repertóriumnak a tárgyat meghatároznia. Mindenekelőtt le kell szögezni, bár ez nyilvánvaló, de volt rá eset, hogy másképpen értelmezték a repertórium legkisebb raktári egységekig terjedő szintjét, — a repertóriumnak nem kell megadnia a legkisebb raktári egységek (csomók, kötetek stb.) tárgyát. A legkisebb tárgyi egységek tárgyát várjuk a repertóriumtól, ame^y a legkisebb raktári egységek tárgyát csak albban az esetben tünteti fel, ha azok egyben legkisebb tárgyi egységek is. Ez a döntő különbség a magyar levéltárakban készülő repertóriumok és a legtöbb külföldi országiban készített leltárak (inventáriumok stb.) között, amelyek ugyancsak lemennek a legkisebb raktári egységek szintjére, s megadják minden legkisebb raktári egységnek a tárgyát is. A különbségnek egyszerű a magyarázata. Az illető külföldi országok levéltáraiban a legkisebb raktári egységek egyben a legkisebb tárgyi egységeket jelentik. A legkisebb raktári egységeket a legkisebb tárgyi egységek szerint alakítják ki. Lényegében tehát ezek a külföldi leltárak ugyanúgy a legkisebb tárgyi egység szintjén adnak tárgymeghatározást, mint a mi repertóriumaink. Más kérdés, hogy nálunk a legkisebb tárgyi egység egészen mást jelent, más szerepet játszik, mint a legtöbb külföldi ország irattári és levéltári rendszereiben. Erről fentebb már volt szó. A másik „így nem", amit a repertórium tárgymeghatározásáról mondhatunk, az, hogy nem határozhatja meg a legkisebb tárgyi egység tárgyát oly módon, hogy felsorolja a kérdéses tárgyi egységhez tartozó kisebb levéltári egységek egyedi tárgyait. Ha pl. valamely fondnak legkisebb tárgyi egysége a tétel, a tételen belül pedig további kisebb levéltári egységek az egyedi tárgyú alapszámok, akkor a repertórium a tétel tárgyát nem határozhatja meg oly módon, hogy felsorolja az alapszámok tárgyait. Az alapszámok egyedi tárgyaiból kell a tétel közös tárgyát summáznia, összevonnia. Természetesen előfordulhat, s a tapasztalat szerint igen gyakran fordul elő, hogy valamely legkisebb tárgyi egységnek nem egy, hanem több nem egyedi, hanem közös tárgya, tárgyköre van. A repertóriumnak ilyen esetben valamennyi tárgykört fel ke]l tüntetnie. A harmadik mód, ahogyan nem helyes a tárgymeghatározás a repertóriumban, éppen ellentétes az előbb említett másodikkal. A tárgy meghatározásakor a repertórium nem jelölhet meg egy olyan tárgykört, amelyben a meghatározandó tárgykör benne van ugyan, de amely annál nagyobb. Ha pl. egy levéltári egységben a magyar-lengyel borkereskedelemre vonatkozó iratok vannak, akkor a tárgyát nem határozhatjuk meg sem úgy, hogy külkereskedelem, sem úgy, hogy magyar-lengyel kereskedelem, hanem csak úgy, hogy magyar-lengyel borkereskedelem. összefoglalóan tehát sem egyedi, sem túl általános nem lehet a repertórium tárgymeghatározása. Ami a repertóriumnak a terjedelemre vonatkozó adatát illeti, ennek olyannak kell lennie, mint a raktári jegyzék megfelelő adatának. A repertóriumtól sem várjuk, hogy a legkisebb raktári egységek' lapszámát feltüntesse, de hagyhat helyet ennek a mennyiségi adatnak a feltüntetésére, hogy amikor a legkisebb raktári egységek lapszámozására sor kerül, ezt a rovatot ki lehessen tölteni.