Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
5. A levéltári segédletek fajai
csak kettőt: az alap- és az ismertetőleltárt, amelyeknek egyéb ismérveiről az alábbiakban lesz szó. 21 Az alapleltár, mint már említettem, lényegében állagszintű megfelelője a levéltári útmutatónak, csak bizonyos vonatkozásban tér el attól. A levéltári útmutatóval nemcsak szintben egyezik, hanem abban is, hogy jellege szintetikus, adatai összefoglalóan meghatározók. Ezek az adatok ugyanazok, mint amelyeket a levéltári útmutatótól várunk. Minthogy azonban az alapleltár elsődleges célja — és ebben különbözik a levéltári útmutatótól — nem a tájékoztatás, hanem az őrzés szolgálata, az adataival szembeni kívánalmak is némileg mások, mint amilyeneket a levéltári útmutató adataival szemben támasztunk. Az állag címét vagy jelzetét az alapleltártól ugyanúgy várjuk, mint á levéltári útmutatótól és a nyilvántartási segédlettől. A teljes — levéltárig raktári és helyrajzi -— le vél tárbeli jelzetet azonban csak az állagokról keE megadnia, a nagyobb levéltári egységeknél elegendő, ha csak a levéltári jelzetet, tünteti fel. — Az állag korát elegendő, ha úgy. határozza meg r mint a nyilvántartási segédlet, azaz regisztratúrajellegű állagoknál nem feltétlenül szükséges megmondania azt is, hogy az állagban van-e az állagképző működési idejénél korábbi vagy későbbi anyag. — Az állag tárgyát illetően a leglényegesebb a különbség a levéltári útmutató és az alapleltár adata között. A levéltári útmutató elsődleges célja a tájékoztatás lévén, leglényegesebb adata a fond tárgya, amit a fondképző történetének ismeretében, annak alapján határoz meg. Az alapleltárnak nem elsődleges célja a tájékoztatás, így a tárgyra vonatkozó adata kevésbé lényeges, mint a levéltári útmutatóé, az alapleltártól nem várjuk, hogy az állag tárgyát á 21 A nemzetközi' levéltártani irodalom a leltár kifejezést általában a közepes szintű levéltári segédletek jelölésére használja. Egyes országokban (pl. csehszlovákok, lengyelek) alacsony szintű levéltári segédleteket is neveznek leltárnak. A magas (állag vagy fond) szinten készülő levéltári segédleteket azonban tudomásom szerint csak az osztrákok és mi hívjuk leltáraknak. Jenkinson így határozza meg a leltár fogalmát: „a summary but complete exposition on paper of the arrangement we have given to our archives". I. m. 115. 1. E meghatározás tehát ném köti szinthez a leltár (inventory) fogalmát. A gyakorlatban azonban az angol leltárak is közepes szinten készülnek, ha pedig a szintjük valamivel magasabb, összevont leltár (summary inventory) a nevük. — Sashegyi Oszkár szerint a külföldi irodalomban „a levéltári leltár valamely levéltári fond összetevőinek a fond szerkezetének megfelelő rendben haladó jegyzéke". (Külföldi levéltárak leltárai. Levéltári Közlemények, 1956. 229. 1.) Ez a meghatározás nem illik minden külföldi levéltári leltárra, de nem is elég szabatos, mert — ismétlem — a kivételek ellenére a középfokú szint általában mégis jellemző a külföldi levéltári leltárakra. — Hazai irodalmunkban Borsa Iván azt javasolja, hogy szintre való tekintet nélkül nevezzünk leltárnak minden olyan levéltári segédletet, amely nem ismertető, azaz nem analitikus jellegű. Ö pl. az ismertetőleltárt nem leltárnak, hanem levéltárismertetésnek tekinti.. (A levéltári anyag hozzáférhetővé tételének néhány aktuális kérdése. Levéltári Híradó, 1955. 3—4. 206. 1.) Korábban — Herzog József hatása alatt — e sorok írójának is az volt a véleménye, hogy á levéltári leltárat élesen meg kell különböztetni a levéltárismertetéstől, hogy az előbbinek célja csupán az őrzésnek a szolgálata. Akkori felfogásom szerint a levéltári leltárnak a legkisebb raktári egységek szintjén kell készülnie, adatai: cím vagy jelzet és terjedelem, rendszere a levéltári anyag tényleges rendszerével egyező. E műfaj jelenlegi álláspontom szerint nem egyéb, mint raktári jegyzék, aminek tipikus példája az Országos Levéltárban a kincstári levéltárról Herzog elgondolásának megr felelően készült „leltár". Vö. Ember Győző: A levéltári leltár. (Levéltári Közlemények.. 1940/41. 150—156. 1.)
