Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

2. A levéltári segédletek tartalmi kérdései

lati szempontból azonban célszerűbb, ha ezt jelzi, mint ha a pontos raktári helyet határozná meg. Ezért a levéltárak a raktári jelzetet rendszerint így is kialakítják, sőt általában az ilyen helymegjelölést nevezik raktári jelzetnek, ezt tüntetik fel a legkisebb raktári egységeken, míg a raktári hely pontos meghatározását, a tulajdonképpeni raktári jelzetet, már nem is mondják annak, anélkül azonban, hogy valamilyen más nevet adnának neki. ' . Szükséges, hogy a kétféle raktári jelzetet egymástól nevükben is megkülönböztessük. A tulajdonképpeni raktári jelzetet, minthogy a helyrajzi helyet határozza meg, helyrajzi jelzetnek nevezhetjük. A raktári jelzet nevet pedig átengedhetjük annak a jelzetnek, amely a legkisebb raktári egyaségeknek valamely nagyobb raktárd, vagy pedig levéltári egységen belüli sorrendi helyét jelöli meg, minthogy ezt a jelzetet szokás a legkisebb raktári egységeken raktári helyük megjelölésére feltüntetni. A továbbiakban a raktári jelzet kifejezést ebben az értelemben használjuk. Az ilyen értelemben vett raktári jelzet, amikor a legkisebb raktári egységeknek valamely levéltári egységen belüli helyét jelöli meg, átmeneti formát jelent a levéltári jelzet felé, egyes esetekben mint levéltári jelzet is használható. Minden levéltárbeli jelzet, azaz mind a helyrajzi, mind a raktári, mind pedig a levéltári jelzet, kétféleképpen jelezheti a kérdéses levéltári anyag levéltárbeli helyét: vagy szavaikkal, vaigy pedig jelekkel. A jelek rendszeriint betű- és számjelek. A szavak ismét kétfélék lehetnek. Vagy olyanok, amelyeknek jelentése megfelel annak, amit jelölnek (pl. láda, ha egy ládában lévő anyagot jelöl), vagy pedig olyanok, amelyek mást jelentenek, (mint amit jelölnek (pl. csomó, ha nem egy csomóban lévő anyagot jelöl). Utóbbi esetben már a szavak is jelek, a betű- és számjeleikhez hasonlóan alkalmazott szójelek. A szavakkal kifejezett levéltári jelzetek, a levéltári egységek címei, rendszerint utalnak a kérdéses levéltári anyag jellegére, vagy tárgyára, svagy egyéb sajátosságára is (pl. conceptus expeditionum, vagy acta militaría). A levéltári jelzetnek azonban nem követelménye, hogy a kérdéses levéltári anyagnak akár jellegét, akár tárgyát, akár más sajátosságát is kifejezze. Mint levéltári jelzet enélkül is teljesen megfelel rendeltetésének. Mindenesetre jobb, mert többetmondó az olyan levéltári jelzet, amely nem puszta jel, hanem a kérdéses levéltári anyagnak valamilyen sajátosságát is kifejezi. Abban az esetben, ha a levéltári jelzetet a levéltáros adja, ezt figyelembe kell vennie, s azt úgy kell megválasztania, hogy a kérdéses levéltári anyag legjellemzőbb sajátosságát fejezze ki. A levéltáros azonban sok esetben nem maga adja, hanem készen kapja a levéltári jelzetet. Gyakran előfordul, hogy a készen kapott levéltári jelzet utal a kérdéses levéltári anyagnak valamilyen sajátosságára, az utalás azonban helytelen. A cím nem fedi a tartalmat. Mit tegyen ilyenkor a levéltáros? Ha a címet csak mint jelzetet tekinti, nyugodtan hagyhatja változatlanul, jelzetnek úgy is megfelel. Mégsem lenne helyes, ha ezt tenné. A megtévesztő levéltári jelzetet, ha ez gyakorlatilag megvalósítható, meg kell változtatnia, új levéltári jelzetet kell adnia. Ha pedig ezt gyakorlatilag egyelőre nem tudja megtenni, a levéltári segédletben meg kell jegyeznie, hogy a levéltári jelzet megtévesztő, hogy mi lenne a tartalomnak megfelelő cím.