Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

2. A levéltári segédletek tartalmi kérdései

Ha a levéltári jelzet idegennyelvű, a levéltárosnak nem kell azt megváltoztatnia. Zárójelben megadhatja a jelzetet magyar nyelven is, ha ezt valamilyen szempontból szükségesnek látja, de nem kell feltétlenül megadnia. A levéltáros által alkotott jelzet azonban mindig magyarnyelvű legyen. Ha a levéltári jelzetnek a múltban többféle alakja volt,

7 jelzet szempontjából elegendő ezek közül azt megadni, amely a segédletkészítés időpontjában mint jelzet szerepel. Emellett azonban, ha valamilyen szempontból szükségesnek látszik, fel lehet tüntetni a korábbi vagy későbbi alakokat is. A jelzetalkotás egyéb kérdései -— és részben már a fentiekben érintettek is — nem a segédletkészítés, hanem a rendezés problematikájába tartoznak. A rendezés során kell a levéltárosnak eldöntenie, hogy milyen jelzeteket alkot. A segédletkészítés során már a kész jelzetekre támaszkodik. , 2. A levéltári anyag irattani jellege. A válasz, amelyet erre a kérdésrevárunk, arról kell tájékoztasson, hogy a kérdéses anyag irattanilag hogyan határozható meg, milyen irattani kategóriába tartozik. Az irattani kategóriák több szempont alapján többfélék, ennek megfelelően valamely levéltári anyag is többféle irattani kategóriába tartozik. Lehet pl. eredeti vagy másolat, fogalmazat vagy tisztázat, beadvány vagy kiadvány avagy belső ügyviteli irat, leirat vagy felirat avagy átirat stb. Amikor tehát az irattani jellegre vonatkozó kérdésünket feltesszük, nem elegendő azt általában feltennünk, hanem pontosan meg kell határoznunk, hogy milyen szempontok figyelembevételével milyen vonatkozású választ várunk. A kapott válasz elsődlegesen tájékoztató jellegű, az őrzés és a tervszerű munkaszervezés szempontjából kisebb jelentőségű. Elsősorban egyes iratok irattani jellegének meghatározása szükséges, továbbá azon levéltári egységekének, amelyeknek irattani jellege egységes. (Pl. ülésjegyzőkönyvek, pénztári naplók stb.) Olyan levéltári egységeknél, amelyeknek irattani jellege heterogén, általában elég az erre történő utalás. 3. A levéltári anyag kora. A levéltári anyag korát meghatározó válasz elsősorban a használhatóvátételt szolgálja, tehát tájékoztató jellegű, de fontos az őrzés és a tervszerű munkaszervezés szempontjából is. A kor meghatározása tekintetében, mint sok más vonatkozásban is, különbséget kell tennünk irattár- (regisztratúra-) és gyűjtemény-jellegű levéltári anyag között. Irattár jellegű levéltári anyagnál a kort az a két időpont határozza meg, amely között működött az a személy vagy szerv, amelynek működése során a kérdéses levéltári anyag létrejött. Ennek a két időadatnak a kor meghatározásában feltétlenül szerepelnie kell. Ezenkívül fel lehet még tüntetni azt is, hogy a kérdéses levéltári anyagbán vannak-e olyan darabok is, amelyek a két korhatáron túlesnek. Ilyen módon újabb egy vagy két körhatárt kapunk, amit azonban az előzőektől meg kell különböztetni. Gyűjtemény jellegű levéltári anyagnál a gyűjteményben őrzött legrégibb és legújabb darab kelte határozza meg a kort, 7 Elsősorban a különböző szervek nevének változása következtében fordul előez az eset.