Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

2. A levéltári segédletek tartalmi kérdései

lyeknek elsődleges céljuk vagy rendeltetésük az, hogy a levéltári anyag használhatóvá tételét szolgálják. Ezeket tájékoztató célú vagy rendeltetésű adatoknak nevezhetjük. Fentebb már említettük, hogy céljuk vagy rendeltetésük alapján a levéltári segédletek adatainak még egy harmadik csoportjáról is beszélhetünk. Ebbe a csoportba olyan adatok tartoznak, amelyekre a levéltáraknak azért van szükségük, hogy munkájukat ezeknek az adatoknak áz ismeretében tervszerűen szervezhessék meg. Ezek az adatok a levéltári anyag menynyiségére, elhelyezésére, fizikai állapotára, rendezettségére, selejtezettségére, segédletekkel ellátottságára stb. vonatkoznak, statisztikai jellegű áttekintést nyújtanak a levéltári anyagról. Ezeket az adatokat tervezési statisztikai célú vagy rendeltetésű adatoknak mondhatjuk. Lényegükben ezek az adatok is elsődlegesen vagy az őrzést, vagy a használhatóvá tételt szolgálják, tehát az említett két főcsoport valamelyikébe tartoznak, adott esetekben azonban tulajdonképpeni céljuk vagy rendeltetésük, az őrzésnek, vagy a használhatóvá tételnek a szolgálata, háttérbe kerül, előtérbe viszont az a szerepük lép, hogy statisztikai jellegű tájékoztatás nyújtásával a levéltári munka tervszerű megszervezését segítsék. Mélységük alapján Mélységük álapján a levéltári segédletek adatait számos csonortba, e csoportokat pedig 3 főcsoportba sorolhatjuk. Ahhoz, hogy az osztályozást ezen az alapon megtehessük, .tisztáznunk kell, hogy mit értünk valamely levéltári segédletbeli adat mélységén. A levéltári anyag részekre tagolódik. Ez a tagolódás kétféle. Az egyik a levéltári anyag elhelyezése szerinti, a másik a levéltári anyag rendszere vagy szerkezete szerinti tagolódás. Elhelyezése szerint a levéltári anyag a raktári tárolás eszközeinek és módjainak megfelelő részekre tagolódik. A raktári tárolás eszközei és módjai pl. épületek, raktárak, raktárrészek (földszinti raktárrész, félemeleti raktárrész, raktári utca), raktári állványrészek (állványfal. állvány oszlop, állványpolc), szekrények, ládák, dobozok, tékák, tokok, csomók, kötetek stb. A levéltári anyagnak az elhelyezés szerint, azaz a raktári tárolás eszközeinek és módjainak megfelelően tagolódó részeit raktári részeknek vagy raktári egységeknek nevezhetjük. Raktári részek vagy raktári egységek a fenti példák szerint a levéltári anyagnak egy-egy épületben, raktárban, raktárrészben (a raktár földszintjén, félemeletén, egy-egy utcájában), raktári állványrészen (állványfalon, állványoszlopon, állványpolcon), szekrényben, ládában, dobozban, tékában, tokban, csomóban, kötetben stb. elhelyezett részei. Rendszere vagy szerkezete szerint a levéltári anyag annyi és olyan részre tagolódik, ahány és amilyen szerkezeti eleme van. Egy levéltár pl. tagolódhatik fondókra, a fond állagokra, az állag sorozatokra, a sorozat évek szerint, egy év anyaga tételekre, a tétel alapszámokra, az alapszám iktatószámokra, az iktatószám egyes iratokra. A levéltári anyagnak a rendszerbeli vagy szerkezeti elemeknek megfelelően tagolódó részeit levéltári részeknek vagy levéltári egységeknek nevezhetjük. Levéltári részek vagy