Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
5. A levéltári segédletek fajai
részéről megelégszünk, hanem a többféle rendszert fel is kell sorolnia. Es ha meg tudja mondani, hogy a fond melyik részének milyen a levéltári rendszere, akkor ezt sem hallgathatja el. Az pedig, hogy ezt miként mondja el, egy helyen az egész fondról beszélve, vagy pedig külön-külön az egyes fondrészeknél, már nem elvi, hanem gyakorlati kérdés. Gyakorlati szempontból lehet megfelelőbb az egyik mód, de az is lehetséges, hogy a másik felel meg inkább. És ha a levéltári segédlet, a kérdéses esetben a levéltárismertetés, gyakorlati megfontolás alapján ezt az utóbbi módot választja, azaz a fond egyes részeinek levéltári rendszeréről nem egy helyen közösen, hanem az egyes fondrészeknél külön-külön beszél, ezáltal a lévéltárismertetés szintjét elvileg nem viszi lejjebb fondszintről a fondrészek szintjére, nem szűnik meg levéltárismertetés lenni. Mindazt, ami az egész fondra nézve azonos, egy helyen közösen mondja el, s csak arról beszél különkülön az egyes fondrészeknél, amiben ezek eltérnek egymástól, de amit róluk el kell mondania, s célszerűbb, ha nem egy közös helyen, hanem minden fondrészről külön-külön mondja el. Minthogy pedig a levéltárismertetés és az egyéb analitikus jellegű levéltári segédletek esetében általában többféle adat szempontjából gyakorlatilag célszerűbbnek szokott bizonyulni, ha ezeket az adatokat nem fondszinten, illetve a kérdéses szinten, hanem annál mélyebben adják meg, ebből az következik, hogy a levéltárismertetés és az egyéb analitikus jellegű levéltári segédletek csak elvileg készülnek a számukra meghatározott szinten, a gyakorlatban általában annál mélyebb szintűek. Ez a megállapítás természetesen nem jelenti azt, hogy mindenfajta analitikus jellegű levéltári segédlet szintje a gyakorlatban feltétlenül mét lyebb, mint a számára meghatározott szint. Vannak olyan analitikus jellegű levéltári segédletek, amelyeknél a szint mélyítése gyakorlati szempontból sem szükséges. Nem jelenti továbbá a fenti megállapítás azt sem, hogy valamely analitikus jellegű levéltári segédlet szintjét gyakorlati szempontból tetszésszerinti mélységig lehet levinni. Mindenegyes analitikus jellegű levéltári segédlet esetében meg lehet és meg kell határozni azt a mértéket, ameddig a szint elmélyítése gyakorlatilag megvalósítható anélkül, hogy elvileg a műfaj megváltozását vonná maga után. Ami a levéltárismertetést illeti, ennek szintje gyakorlatilag az állagok és a sorozatok szintjéig mélyíthető anélkül, hogy műfaja elvileg megváltoznék, hogy megszűnnék levéltárismertetés lenni. Itt merül fel és kíván választ az a kérdés, hogy mit tekintünk és nevezünk levéltári állagnak és sorozatnak. Mindkét fogalom a levéltári anyag rendszerbeli vagy szerkezeti tagolódásával kapcsolatos, tehát mindkettő a levéltári anyag levéltári egységét jelenti, éppúgy, mint a levéltár és a fond fogalmai, amelyeket fentebb már meghatároztunk. A levéltári állagba levéltári f ondón belüli levéltári egység, olyan része a fondnak, amely bizonyos ismérvek alapján a fond többi részétől elkülönül. Ezek az ismérvek elsősorban funkcióbeliek, illetve azoknak megfelelően szervezetiek. Egy-egy fondképző fondján belül az állagok elsősorban az illető fondképző egyes egymástól elhatárolódó funkcióinak, illetve az ezeket a funkciókat végző szervezeti egységeinek felelnek meg. Pl. a
