Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

5. A levéltári segédletek fajai

helytartótanácsnak, a minisztériumoknak, a helyi tanácsoknak egyes egymástól elhatárolt funkcióit külön-külön szervezeti egységeik, az osztályok végezték és végzik. Ezeknek az osztályoknak a működése során keletkező és rendeltetésszerűen ottmaradó iratokat tekintjük az illető fondképzők: a helytartótanács, a minisztériumok, a helyi tanácsok fondjain belül állagoknak. Az állag ismérvéhez természetesen az is hozzátartozik, sőt az az első ismérve, hogy irattárilag, illetve levéltárilag különálló legyen. Mert ha a példaként említett osztályok iratai nem különülnek el egymástól, hanem irattárilag, illetve levéltárilag egybefonódnak, nem tekinthetők állagoknak. Lényeges, bár nem feltétlen ismérve az állagnak az is, hogy külön segédletei vannak. Viszont nem minden .olyan fondrész tekinthető állagnak, amelynek önálló segédlete van. Pl. egy osztály iratai közül kiemelt, külön kezelt és önálló segédlettel ellátott szabályrendeletek nem alkotnak állagot. Az állag további ismérveihez tartozik a tárgyi, a korbeli, a levéltári rendszerbeli különállás, ezek azonban szintén nem feltétlenül szükségesek ahhoz, hogy a fond valamely része állag legyen, mint ahogyan az ilyen ismérvekkel rendelkező fondrészek sem minden esetben állagok. Főleg ezeknek és még egyéb ismérveknek alapján lehet eldönteni, hogy állagnak minősül-e valamely fondrész, vagy pedig nem. Az esetek többségében nem okoz nehézséget az.állagok megállapítása, sokszor azonban elég bonyolult feladat. Viszonylag egyszerűbb a levéltári sorozat meghatározása. Ez állagon belüli levéltári egység, olyan része az állagnak, amely bizonyos ismérvek alapján a többi állagrésztől elkülönül. Ezek az ismérvek elsősorban alakiak, de lehetnek tartalmiak is. Egy-egy helytartótanácsi, rninisztériumi, vagy helyi tanácsi osztály állagain belül pl. külön alaki sorozatok a szűkebb értelemben vett iratok, az ülés jegyzőkönyvek, az iktatókönyvek, a lajstromkönyvek, a mutatók stb., tartalmi sorozatok a szabályrendeletek, az összeírások, a számadások stb. Természetesen a sorozatnak is alapismérve az irattári, illetve levéltári különállás. A folyamatosság, a rendszeresség kritériuma is benne van a sorozat fogalmában. A nagy terjedelmük miatt kiemelt és külön kezelt ú. n. külön csomók nem alkotnak sorozatot, mert nem folyamatosan, nem rendszeresen, hanem alkalomszerűen, esetlegesen jöttek létre. Sem az állag, sem a sorozat fogalmánál nem lényeges ismérv a menynyiség, a terjedelem. Egyetlen kötet éppúgy tekinthető sorozatnak, sőt állagnak is, mint többezer iratcsomó. Nem minden fondon belül vannak állagok, s nem minden állagon belül sorozatok. Lehetnek olyan fondok, amelyeknek állagaik nincsenek, hanem csak sorozataik, s lehetnek olyanok is, amelyek nem tagolódnak sem állagokra, sem sorozatokra. A sorozatok alsorozatokra tagolódhatnak, amelyeket minden vonatkozásban a sorozatokkal azonosaknak tekinthetünk. Szükségesnek mutatkozott az állag és a sorozat fogalmával megismerkedni, mert a levéltárismertetés, noha elvileg fondszintű levéltári segédlet, a gyakorlatban sok vonatkozásban állag- és sorozatszinten készül. Gyakorlati szempontból ugyanis kézenfekvő, hogy a levéltárismertetés, amikor