Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

1. A levéltári segédletek fogalma

tári segédletekül használhatók is, mégsem tekintjük őket levéltári segédleteknek, mert nem az az elsődleges rendeltetésük, hogy azok legyenek.: Ilyenek pl. a levéltári forrásközlések általában, de különösen azok, amelyek a levéltári forrásokat nem teljes szövegükben, hanem csak kivonatosan közlik. A Zsigmondkori Oklevéltár kötetei pl. levéltárban készültek, levéltári anyagra vonatkozó, levéltári célokat szolgáló adatokat tartalmaznak, levéltári segédletekül használhatók, mégsem minősíthetők azoknak, mert elsődleges rendeltetésük az, hogy a Zsigmond-kor történetét megvilágítsák, nem pedig az, hogy a zsigmondkori oklevelek őrzését és használhatóvá tételét szolgálják. Vagy pl. egy levéltártörténeti tanulmányt sem sorolhatunk a levéltári segédletek fogalmi körébe, annak ellenére, hogy levéltárban készült, levéltári anyagra vonatkozó, levéltári célokat szolgáló adatokat tartalmaz, bizonyos mértékben levéltári segédletül is használható. Nem sorolhatjuk, mert elsődleges rendeltetése az, hogy a levéltár történetét tisztázza, nem pedig az, hogy a levéltári anyag őrzését és használhatóvá tételét szolgálja. A levéltári segédleteket tárgyalva, a velük kapcsolatos elméleti és gyakorlati kérdéseket vizsgálva, természetesen foglalkoznunk kell nemcsak magukkal e segédletekkel, hanem mindazokkal a levéltári segédletek gyanánt használható egyéb írásműveikkel (iratokkal) is, amelyek kívül esnek a fogalomnak fentiekben meghatározott, mondhatjuk úgy is, hogy szűkebb értelemben vett körén, amelyek a fogalomnak csak tágabban, vagy egészen tágan értelmezhető körébe tartoznak; Foglalkoznunk kell velük, akár levéltárakban keletkeztek, akár azokon kívül, akár azzal az elsődleges rendeltetéssel, hogy segédletek legyenek, akár más elsődleges céllal. Foglalkoznunk kell velük, de másképpen, mint a tulajdonképpeni levéltári segédletekkel. A tulajdonképpeni levéltári segédletek kérdéseinek vizsgálatánál a súlypont azon nyugszik, hogy ezek miként készüljenek, a levéltári elmélet és gyakorlat követelményeinek hogyan feleljenek meg. Azoknál az írásműveknél (iratoknál), amelyek tulajdonképpen nem levéltári segédletek, hanem csupán ilyenek gyanánt is használhatók, nem az a főkérdés, hogy miként készüljenek, hanem az, hogy levéltári segédletekül milyen módon használhatók. Habár a levéltári segédletek tárgyalásának keretében nem főkérdés az, hogy a tulajdonképpen levéltári segédleteknek nem minősülő, de ilyenek gyanánt is használható írásművek (iratok) miként készüljenek, mégsem mellőzhető ennek a kérdésnek felvetése és vizsgálata. Tudjuk, milyen szoros az összefüggés a szűkebb értelemben vett ügyvitel, az irattár és a levéltár között. Tudjuk azt is, hogy az ügyviteli segédletek rendszerint irattári segédletekül, majd ez utóbbiakkal együtt levéltári segédletékül is szolgálnak. Amióta az írásbeli ügyintézés méretei hatványozottan fokozódnak, nem lehetséges, de nem is lenne ésszerű az a ma már fényűzésnek vagy pazarlásnak tűnő gyakorlat, amit pl. két évszázaddal ezelőtt a helytartótanácsnál alkalmaztak, ahol ugyanahhoz az iratanyaghoz külön-külön segédletek készültek az iktatóhivatalban, a kiadóhivatalban, az irattárban és a régi irattárban, amit levéltárnak tekinthetünk. Az ésszerűség és a kényszerűség egyaránt azt követeli, hogy az ügyviteli és az irattári segédletek úgy készüljenek, hogy a szoros értelemben vett ügyvitelen és az irat-