Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

1. A levéltári segédletek fogalma

táron túl a levéltárban is minél jobban használhatók legyenek. Nem azt jelenti ez a követelmény, hogy az ügyviteli segédletek készítésénél ne a szoros értelemben vett ügyvitel érdekei legyenek az elsődlegesek, hogy az irattári segédletek készítői ne elsősorban az irattári igényeket érvényesítsék, hanem csupán annyit, hogy — amennyire lehetséges — mindkétfajta segédlet készítésénél a levéltári célokat és szempontokat is vegyék figyelembe. Azt, hogy ez miként lehetséges, a levéltárosok hivatottak megmondani, éppen ezért kell a levéltári segédletekkel kapcsolatban ezt a kérdést is felvetni és megvizsgálni. Vonatkozik ez természetesen nemcsak az ügyviteli és az irattári segédletekre, hanem mindazokra az egyéb írásművekre (iratokra is), amelyek levéltári segédletek gyanánt is használhatók. ; Utolsó magyarázó megjegyzésünk a levéltári segédletek meghatározásában szereplő levéltári anyag kifejezésre vonatkozik. Levéltári anyag ebben a meghatározásban jelenti mindazt, ami a levéltárak gyűjtőkörébe tartozik. Elsősorban természetesen iratanyagot, de fényképet, filmet, hanglemezt stb. is, amennyiben a levéltárak gyűjtik és őrzik. A levéltárak gyűjtőkörébe tartozó anyag lehet még a levéltárakon kívül is. A levéltári anyag kifejezés nemcsak a már levéltári őrizetben lévő, hanem a csak később odakerülő anyagra is vonatkozik. A levéltári segédletek készítésénél a még levéltáron kívül lévő levéltári anyagot is figyelembe kell venni. A levéltári segédletek fogalmi meghatározásában szereplő adatok kifejezés értelmezése már túlnő az elöljáróban adható magyarázó megjegyzések keretén. Az a kérdés, hogy a levéltári segédletektől milyen adatokat várunk, már a róluk szóló tárgyalás körébe tartozik, a tárgyalásnak éppen ebből a kérdésből kell kiindulnia. A fenti bevezetésben adott fogalmi meghatározásból és a hozzá fűzött értelmezésből következik, hogy a levéltári segédletek kérdéseinek vizsgálatánál külön kell választanunk a tulajdonképpeni levéltári segédleteket azoktól az egyéb írásművektől (iratoktól), amelyek tulajdonképpen nem levéltári segédleteik, dé ilyenek gyanánt is használhatók. E tanulmányban csak az előbbiekről lesz szó, az utóbbiakról más alkalommal szeretnénk beszélni.

2 « 2 A nemzetközi levéltártani irodalom kézikönyvei mind foglalkoznak a levéltári segédletekkel, de a fogalmat nem határozzák meg, hanem az egyes levéltári segédletfajtákról szólnak. Etekintetben is jelentős különbség van közöttük. Löher, Franz vr. Archivlehre c. könyvében (Paderborn, 1890) csak regesztákról, repertóriumokról, raktári jegyzékekről és mutatókról beszél. — A hollandok: Muller, S. — Feith, J. A. — Fruin, R.: Handleiding voor het Ordenen en Beschrijven van Archieven c. könyvükben (Groningen, 1898, németül: Ordnung und Beschreiben von Archíven, Leipzig, 1905), amely nagy hatással volt a későbbi irodalomra, csak regesztákrói, repertóriumokról és mutatókról szólnak, á repertóriumokat azonban leltáraknak nevezik. — Casanova, Eugenio: Archivistica c. könyvében (2. kiad. Siena, 1928) már többfajta levéltári segédletet említ, behatóan azonban ő is c«ak a repertóriummal — amit szintén leltárnak nevez •— és a regesztával, továbbá a fond jegyzékkel — amit levéltári útmutatónak hív — foglalkozik. — Jenkinson, Hilary: A manuel of archive admi-, nistration c. könyvében (2. kiad. London, 1937) már több figyelmet fordít az egyéb levéltári segédletekre, a legbehatébban tárgyalt segédletfajták azonban nála is a