Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
5. A levéltári segédletek fajai
tem szerint különös súllyal támasztiható követelménynek, a könnyű áttekinthetőségnek a rovására lenne, másrészt a különösképpen változékony segédletbeli adatok változásának ugyancsak könnyen áttekinthető módon való feltüntetését nehezítené, sőt akadályozná. Kivételt a fenti elvi és gyakorlati meggondolással szemben egyedül a külső fondókról készülő nyilvántartási segédleteknél tartok indokoltnak. Ezeknek a fondoknak, mint említettem, címén vagy jelzetén, korán és terjedelmén kívül csupán biztonságát és selejtezettségét tartom olyannak, amelyet a levéltáraknak nyilván kell tartamok. Ezt a kétféle adatot a túlzsúfoltság nagyobb veszélye nélkül még fel lehet venni a fondnyilvántartási segédletekbe, s így a külső fondokról külön levéltári kimutatásokat készíteni nem feltétlenül szükséges. Nincs azonban elvi akadálya annak, hogy a levéltárak a gyűjtőkörükbe tartozó külső fondok biztonságát és selejtezettségét ne a fondnyilvántartási segédletekben, hanem külön kimutatásokban tartsák nyilván, ha ezt a megoldást gyakorlatilag célszerűbbnek látják. Ha pedig valamilyen különös okból a külső fondoknak egyéb adatait is — pl. rendezettségét — nyilván akarják tartani, akkor mindenképpen kívánatosnak tartom, hogy ezt ne a fondnyilvántartási segédletekben tegyék, hanem erre a célra külön kimutatásokat készítsenek, a belső fondokról készülő kimutatások mintájára. Visszatérve most a levéltári kimutatások készítésével kapcsolatos kérdésekre, az első további kérdés az, hogy vajon egy közös kimutatás készüljön-e, amely a kimutatásoktól várt összes adatot tartalmazza, vagy pedig külön-külön kimutatások tüntessék fel, tartsák nyilván a fentiekben már felsorolt különféle adatokat. Véleményem szerint ugyanaz az elvi és gyakorlati meggondolás, amely a kimutatásoktól várt adatoknak a fondnyilvántartási segédletekbe való zsúfolása ellen szólt, ellenemond annak is, hogy ezeket az adatokat egyetlen közös kimutatásba zsúfoljuk össze. Célszerűbbnek tartom, ha többféle kimutatás készül. A különféle kimutatások azonban sok vonatkozásban azonos módon kell, hogy készüljenek. Tartalmukat tekintve, a különféle levéltári kimutatások rendeltetése, mélysége és szélessége azonos. Ezen túlmenőleg azonban adataik egy része is azonos. Ezek a valamennyi levéltári kimutatásban, szereplő azonos adatok nem mások, mint a fondnyilvántartási segédlet adatai: a levéltári anyag címe vagy jelzete, kora és terjedelme. Feltehető a kérdés, hogy miért van szükség ezekre az adatokra a levéltári kimutatásokban is, amikor a fondnyilvántartási segédletekből megtudhatók. Egyrészt azért, mert — mint már említettem — ezek az egyes fondok meghatározásához legszükségesebb adatok, amelyek együttesen alkalmasak arra, hogy az egyes fondokról egész képet alkothassunk, amelyek közül bármelyiknek a hiányában az egyes fondokról csak csonka képünk lenne. Másrészt pedig azért r mert ezekhez az adatokhoz kapcsolódnak, vélük együtt, a velük való összevetés alapján válnak teljesértékűvé a levéltári kimutatások egyéb adataL Ha pl. egy fondról azt mondja a levéltári kimutatás, hogy bizonyos évekből való bizonyos terjedelmű része selejtezett, ez az adat úgy teljes értékű, ha mellette fel van tüntetve az is, hogy az egész fond mely évekből való és milyen terjedelmű.
