Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

5. A levéltári segédletek fajai

A levéltári kimutatásokban azonban az egyes fondok címét vagy jelzetét, korát és terjedelmét rövidebben, összevontabban lehet megadni, mint a fondnyilvántartási segédletekben. A címből vagy jelzetből nem hiányozhat a raktári jelzet, elmaradhat ellenben a helyrajzi jelzet, a levéltári jelzetet pedig elég a lehető legrövidebben feltüntetni. A korra vonatkozó adatban a regisztratúra-jellegű fondoknál csak a fondképző működési idejét kell megadni, figyelmen kívül hagyva, hogy korábbi vagy későbbi levéltári anyag van-e a fondban. A terjedelmet elég iratfolyóméterben feltüntetni, elhagyva a polcfolyóméterek és a raktári egységek számát. A levéltári anyag biztonságáról készülő kimutatásnak arról kell tájékoztatnia, hogy a levéltári anyagnak milyenek az őrzési viszonyai. Az őrzési viszonyokról azonban sok szempontból lehet tájékoztatást nyújtani, s a levéltári kimutatásnak nem feladata, hogy minden lehetséges szempontot figyelembe vegyen. Az egyéb szempontokra kiterjedő tájékoztatást más levéltári segédletre hagyva, csupán azt kell feltüntetnie, hogy a levéltári anyag hol van elhelyezve, azon a helyen fenyegeti-e, és ha igen, milyen veszély. Kiegészítésül a levéltári anyag biztonságáról készült kimutatáshoz ajánlatos készíteni leírást minden helyiségről, amelyben levéltári anyag van. Ezekben a raktári leírásokban minden szempontot figyelembe véve tájékoztatást kell nyújtani az őrzési viszonyokról. A tájékoztatásnak azonban csak a kérdéses helyiség őrzési viszonyaira kell kiterjednie, figyelmen kívül hagyva a levéltári anyagnak a raktártól független őrzési viszonyait. Fel kell tehát tüntetnie, hogy a kérdéses helyiség milyen biztonságot nyújt különböző károk és kártevők ellen, milyenek az állványok, a polcok, a szekrények stb., de nem kell arról szólania, hogy a levéltári anyag kötetekbe kötve, vagy csomókba, dobozokba, tékákba stb. helyezve van abban a helyiségben, hogy a köteteknek, csomóknak, dobozoknak, tékáknak stb. mi az anyaga, milyen az alakja és így tovább. A levéltári anyagról a raktári leírásnak csak annyit kell mondania, hogy a kérdéses helyiségben milyen törzsszámú fondok vannak, és hogy ezeknek összesen mennyi a terjedelme. A levéltári anyag betegségéről és sérültségéről készülő kimutatásnak arról kell tájékoztatnia, hogy az egyes fondokban van-e, és ha igen, milyen mennyiségű, konzerválásra és restaurálásra szoruló levéltári anyag, továbbá arról is, hogy az egyes fondok levéltári anyagából mikor és mennyit konzerváltak vagy restauráltak. Kívánatos, hogy a kimutatás a betegség nemét, valamint a sérültség természetét és fokát is feltüntesse, valamint azt is meghatározza, hogy a konzerválás vagy restaurálás mennyire sürgős. A levéltári anyag fényképezettségéről készülő kimutatásból azt kell megtudjuk, hogy az egyes fondókból mikor és mennyit vettek filmre, továbbá azt is, hogy a filmek hol találhatók. A kimutatás fondszintű mélységéből és szintetikus jellegéből következik, hogy csak a nagyobb menynyiségű, biztonsági célból készült filmfelvételeket tarthatja nyilván, a kutatók számára, vagy egyéb nem biztonsági rendeltetéssel készült, kisebb mennyiségű filmeket azonban nem. Ez a korlátozás természetesen a (betegség és sérültség fondszintű kimutatására is vonatkozik, kisebb mennyiségű levéltári anyagnak alkalmilag megállapított betegsége és sérültsége, vala-