Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

5. A levéltári segédletek fajai

segédlet elkészülte után következik be, módosítja a levéltári segédlet megfelelő, a változással kapcsolatos adatait. A levéltári anyagban azonban a változás nem minden vonatkozásban egyenlőképpen várható, a levéltári anyag egyes vonatkozásokban inkább, másokban kevésbé váltó-* zékony, sőt vannak olyan vonatkozásai is, amelyek nincsenek változásnak kitéve. Igy.pl. a levéltári anyag tárgya általában — nem tekintve olyan különleges eseteket, amilyen pl. egy fond valamely részének utólagos megkerülése, vagy pusztulása stb. — változatlannak tekinthető. Címe vagy jelzete — ugyancsak általában — kevésbé változékonynak minősíthető. Segédletekkel való ellátottsága viszont sokkal inkább változékony, mint egyéb vonatkozásai. Amilyen mértékben változatlan, kevésbé, vagy inkább változékony a levéltári anyag valamilyen vonatkozásban, olyan mértékben változatlanok, vagy változékonyak, a levéltári segédletek megfelelő adatai. A -nyilvántartó jellegű levéltári segédletek adatairól ebben az értelemben mondjuk, hogy különösképpen változékonyak. A fondnyilvántartási segédletek nyilvántartó jellegét elsősorban maguknak a fondoknak a változékonysága adja meg, s csak másodsorban az egyes fondokra vonatkozó adatoké. Ez adatok közül a cím vagy jelzet kevésbé változékony, a kor és a terjedelem zárt fondoknál ugyancsak kis mértékben van változásnak kitéve, olyan fondok esetében azonban, amelyek még folyamatosan kiegészülnek, amíg a kiegészülés tart, állandóan változik. Ugyancsak állandóan változnak, illetve állandó változásnak vannak kitéve a külső levéltári anyagról készülő fondnyilvántartási segédleteknek az anyag biztonságára és selejtezettségére vonatkozó adatai. A levéltári kimutatásoktól várt adatok — a belső levéltári anyag biztonsága, betegsége és sérültsége, fénykópezettsége, rendezettsége, selejtezettsége, segédletekkel való ellátottsága — mind olyanok, amelyeknek állandó változásával lehet és kell számolni. A levéltári kimutatások tehát éppúgy nyilvántartó jellegű levéltári segédletek, mint a fondjegyzékek és fondkartotékok. Felmerül a kérdés, hogy amennyiben közös nyilvántartó jellegük alapján szoros kapcsolat van a fondnyilvántartási segédletek és a levéltári kimutatások között, szükséges-e ez utóbbiakat mint külön levéltári segédleteket elkészíteni, nem lenne-e célszerűbb és egyszerűbb a levéltári "kimutatásoktól várt adatokat is felvenni a fond jegyzékekbe és f ondkartotékokba, mint a levéltári anyagra vonatkozó mindenfajta különösképpen változékony adatot együttesen magában foglaló nyilvántartási levéltári segédletekbe. Annak, hogy erre a kérdésre nemmel válaszolok, nem annyira elvi, mint inkább gyakorlati oka van. Elvileg sem tartanám helyesnek, hogy a fondnyilvántartási segédleteket, amelyek elsősorban azt hivatottak feltüntetni, hogy valamely levéltári intézmény gyűjtőkörébe mely fondok tartoznak, s ezek közül melyek vannak már, egészben vagy részben, levéltári őrizetben, s melyek még azon kívül, az egyes fondok meghatározásához legszükségesebb adatokon kívül — amilyenek a cím vagy jelzet, a kor és a terjedelem — egyéb, az egyes fondokra vonatkozó, de azok meghatározásához kevésibé, vagy alig szükséges adatokkal zsúfoljuk túl. Gyakorlati szempontból pedig azért nem tartanám helyesnek ezt a túlzsúíoíást, mert egyrészt a nyilvántartó jellegű levéltári segédletekkel szemben néze-