Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
4. A levéltári segédletek osztályozása
rendszernek inkább megfelel, végleges, vagy lezárt levéltári segédletet nem készíthetünk kartotékformában, s viszont, ideiglenes, vagy kiegészülő levéltári segédlet esetében is választhatjuk az ívformát. Általában, ha a levéltári segédlet rendszere a levéltári anyag rendszerét követi, ajánlatosabb az ívf orma, még abban az esetben is, ha a készülő levéltári segédletet nem is tekintjük véglegesnek, vagy lezártnak. Olyankor viszont, amikor a levéltári segédlet rendszere eltér a levéltári anyag rendszerétől, célszerűbb a kartotékforma, még végleges, vagy lezárt levéltári segédlet esetében is. 10 Nem hagyható azonban figyelmen kívül a kartotékformának az a veszélye, hogy az egyes kartotéklapok — különösen ha mennyiségük és sorrendjük nincs rögzítve, márpedig az ideiglenes, vagy a kiegészülő jelleg e kívánalomnak ellentmond — könnyen elveszhetnek. Ezért tanácsos a kartotékformájú levéltári segédletet, ha az végleges és lezárt, ívf ormában is elkészíteni. A levéltári segédleteknek olyan formai kérdéseivel, hogy valamely választott rendszer keretén 'belül, akár ív- akár (kartotókforma esetében, milyen legyen az adatok elhelyezése, e tanulmányban, minthogy célunk csupán általános, nem pedig egyedi kérdések tárgyalása, nem foglalkozunk. E tekintetben minden egyes levéltári segédlet számára a benne szereplő adatok jellegének és mennyiségének legmegfelelőbb formai megoldást esetenkint kell megtalálni. Általánosságban legfeljebb annyit mondhatunk, hogy egyrészt és elsősorban a gyors és könnyű áttekinthetőségnek, másrészt a választott ív- vagy kartiotékforma gazdaságos kihasználásának szempontja kell érvényesüljön. Mindenesetre, a levéltári segédleteknek eme formai kérdéseit sem szabad figyelmen kívül hagynunk, vagy lebecsülnünk. 4. A levéltári segédletek osztályozása Az eddigiekben a levéltári segédletek adatainak tartalmi és formai kérdéseivel foglalkoztunk, tartalmuk és formájuk alapján osztályoztuk azokat. Adataiknak tartalma és formája határozza meg maguknak a levéltári segédleteknek tartalmát és formáját is. Adataikhoz hasonlóan magukat a levéltári segédleteket is tartalmuk és formájuk alapján osztályozhatjuk. A következőkben először a levéltári segédletek általános osztályairól, majd egyes fajairól lesz szó. Tartalmuk alapján a levéltári segédleteket három szempontból osztályozhatjuk: 1. céljuk vagy rendeltetésük, 2. mélységük, 3. szélességük tekintetében. Céljukat vagy rendeltetésüket tekintve a levéltári segédleteknek három általános osztályát különböztethetjük meg: 1. elsődlegesen őrzési, •' • 10 A kartotékforma előnye, hogy olyankor, amikor ugyanaz az adat, vagy ugyanazok az adatok a levéltári segédlet rendszerének megfelelően különböző cím- vagy vezérszavak alá kerülnek, a kartotéklapot annyi példányban lehet sokszorosítva egyszerre elkészíteni, amennyi a tekintetbe jövő cím- vagy vezérszavak száma. Minden tekintetbe jövő cím- vagy vezérszó alá ugyanaz a kartotéklap kerül. Ivforma esetében az ilyen adatot, vagy adatokat minden tekintetbe jövő cím- vagy vezérszónál külön kell leírni.
