Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

3. A levéltári segédletek formai kérdései

szavakat, a laza azoknak csupán meghatározott számú kezdőbetűit veszi figyelembe. A cím- vagy vezérszavak betűrendes csoportosításánál többféle módon járhatunk el. Az egyik mód az, amikor minden cím- vagy vezérszót csoportosítunk, s az ezekhez kapcsolódó valamennyi adatot közös betűrendes rendszerbe foglaljuk. A másik mód az, amikor a cím- vagy vezérszavaknak csak meghatározott fajtáját (pl. személynevek, helynevek, tárgynevek) csoportosítjuk, s csak a velük kapcsolatos adatokat foglaljuk betűrendes rendszerbe. A tárgyi rendszerbe is elsősorban a levéltári anyag címére és tárgyára vagy tartalmára vonatkozó adatokat szoktunk csoportosítani. A csoportosítás ennél a rendszernél is cím- vagy vezérszavak alapján történik. A címvagy vezérszavak egy-egy tárgyi kategóriát jelentenek. A cím- vagy vezérszavakat ugyanúgy nyerjük, mint a betűrendes rendszer esetében. A természetes cím- vagy vezérszavaknak természetes, a mesterségeseknek mesterséges tárgyi kategóriák felelnek meg. A területi rendszer szerint is elsősorban a levéltári anyag címére és tárgyára vagy tartalmára vonatkozó adatokat szoktuk csoportosítani. A csoportosítás ugyanúgy történik, mint a tárgyi rendszernél, azzal az eltéréssel, hogy itt nem tárgyi, hanem területi kategóriákkal van dolgunk. A cím- vagy vezérszavak és a nekik megfelelő területi kategóriák ennél a rendszernél általában inkább természetesek, mint mesterségesek, magukból a levéltári segédletek adataiból emelhetők ki. A szervezettörténeti rendszer szerint elsősorban a levéltári anyag címére vonatkozó adatokat szoktuk csoportosítani. A csoportosítás ennél a rendszernél is cím- vagy vezérszavak alapján történik. Ezeket általában a levéltári anyag címére vonatkozó levéltári segédletibeli adatokból emeljük ki, tehát természetesek. Előfordul azonban, hogy mesterséges címvagy vezérszavakat is szerepeltetünk. A cím- vagy vezérszavaknak szervezettörténeti kategóriák felelnek meg, amelyek így ugyancsak inkább természetesek, mint mesterségesek. A szervezettörténeti rendszernek az a jelentősége, hogy keretében együvé lehet összevonni azonos szervezettörténeti típushoz vagy fajtához (pl. építészeti hivatalok, bankok, községi tanácsok stb.) tartozó szervek működése során keletkezett és egymástól esetleg [távoleső levéltári anyagra vonatkozó adatokat. Az időrendi rendszer szerint elsősorban a levéltári anyag korára vonatkozó adatokat szoktuk csoportositani. A csoportosítás ennél a rendszernél nem cím- vagy vezérszavak, hanem magukból a segédletekben adatokból kiemelt természetes időrendi kategóriák (évszázad, évtized, év, hónap, nap stb.) szerint történik. A fentiekben a levéltári adatok formába foglalásánál alkalmazható öt olyan rendszerről volt szó, amely eltér a levéltári anyag rendszerétől. Más alapon más ilyen rendszereket is lehet alkalmazni, ezekkel azonban nem kívánunk foglalkozni, mert kevésbé jelentékenyek. Leszögezni kívánjuk azonban, hogy az említett öt rendszer nem minden esetben tér el a levéltári anyag rendszerétől. Hiszen a levéltári anyag rendszere maga is egészében vagy részeiben az öt rendszer valamelyikével, esetleg többel is közülük, azonos lehet. Az említett öt rendszer nemcsak a levéltári segéd-