Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
3. A levéltári segédletek formai kérdései
letek adatainak csoportosításának lehet az alapja, hanem magának a levéltári anyagnak a csoportosításához, rendezéséhez is alapul szolgálhat. Mint a levéltári anyag rendszerétől eltérő rendszerekről tehát csak ebben a korlátozott értelemben, a tényleges eltérés esetében beszélhetünk róluk. Le kell szögeznünk a levéltári segédletek adatainak rendszerbe foglalásánál alkalmazható rendszerekkel kapcsolatban továbbá azt is, hogy miként magának a levéltári anyagnak a rendezésénél, hasonlóképpen a levéltári segédletek adatainak csoportosításánál is előfordulhat, sőt sokszor egyenesen célszerű is, hogy az alkalmazott rendszer nem egyöntetű, hanem vegyes. Lehet pl. a levéltári segédletek adatait úgy csoportosítani, hogy először területi, azokon belül azután tárgyi, s azokon belül végül időrendi kategóriákba soroljuk őket. Az említett öt rendszer- közül kettőnél, a betűrendesnél és az időrendinél, a levéltári segédletbeli adatok csoportosítása nem jelent problémát, a betű-, illetve időrend alkalmazása egyszerű feladat. Más a helyzet a másik három rendszer, a tárgyi, a területi és a szervezettörténeti rendszerek esetében. Ezeknél az adatok csoportosítása során a tárgyi, a területi és a szervezettörténeti kategóriák osztályozása és rendszerezése válik szükségessé. Ennek érdekében meg kell állapítani a kérdéses kategóriák közötti összefüggést, meg kell különböztetni nagyobb, azokon belül kisebb, ezeken belül még kisebb kategóriákat, és így tovább, az osztályozott kategóriák rendszerében ki kell jelölni mindenegyes kategóriának a helyét. Lehetőleg olyan kategória-rendszert kell kialakítani, amely nem merev, hanem rugalmas, nem lezárt, hanem bővíthető, amelybe újabb és újabb kategóriák beleilleszthetők anélkül, hogy a kialakult rendszert meg kelljen változtatni. Ezeket az előnyöket biztosítja a tizedes (decimális) rendszer, amely egyaránt alkalmazható tárgyi, területi és szervezettörténeti kategóriák osztályozására és rendszerezésére. Sőt, ha a célszerűség ezt eleve ki nem zárná, alkalmazható lenne a betűrendes és az időrendi rendszerek címszavainak, illetve időrendi kategóriáinak osztályozására és rendszerezésére is. A tizedes rendszer ugyanis, ellentétben a fentiekben említett öt rendszerrel, amelyek a csoportosítás alapját jelentik, az osztályozásnak módját jelenti. A tizedes rendszer, mint osztályozási mód, bármilyen alapú csoportosítási rendszer esetében alkalmazható. A tizedes rendszernek, mint osztályozási módnak, a kialakulására az vezetett, hogy a kategóriák osztályozásánál és rendszerezésénél célszerű a kisebb-nagyobb kategóriákat jelekkel ellátni és így megkülönböztetni egymástól, mégpedig olymódon, hogy a jelek az illető kategóriák rendszerbeli helyét is meghatározzák. Jelekül általában betűket és számokat szoktak alkalmazni. Így lehet pl. egy rendszer keretében a legnagyobb kategóriákat római számokkal, azokon (belül a kisebbeket arab számokikai, azokon belül a kisebbeket nagy latin betűkkel, azokon belül a kisebbeket kis latin betűkkel, azokon belül a kisebbeket görög betűkkel stb. megjelölni. Ez a jelölés azonban sok szempontból nem célszerű, főleg akkor nem, ha sok kategóriáról és sokrétű rendszerről van szó. A sokfajta jel alkalmazása bonyolulttá teszi a jelölést. Egyszerű jelölési módul kínálkozott az arab számoknak tizedes rendszeriben való alkalmazása.
