Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

2. A levéltári segédletek tartalmi kérdései

A kormeghatározás szempontjából nem kell különbséget tenni eredetiben vagy másolatban meglévő levéltári anyag között, sem a gyűjtemény-, sem pedig a regisztratúrajellegű anyag esetében. Ez természetesen nem azt jelenti, hogy nem tehető fel külön kérdés és nem adható külön felelet a levéltári segédletben arra vonatkozólag, hogy a kérdéses levéltári anyagban lévő eredeti daraboknak mi a kora. Több más részletkérdés is feltehető még a korral kapcsolatban, attól függően, hogy milyen szintű vagy szélességű a várt adat, ezeknek ismertetése azonban már nem a levéltári segédletek általános, hanem az egyes levéltári segédletek tárgyalásához tar-' tozik. 4. Adevéltári anyag tárgya vagy tartalma. A levéltári anyag tárgyát meghatározó válasz elsődlegesen a használhatóvá tételt szolgálja, tájékoztató jellegű. Az őrzés szempontjából jelentősége csekély, a tervszerű munkaszervezés tekintetében azonban elsőrendű fontosságú. Tárgy és tartalom közötti különbségről fentebb már volt szó. Szintetikus jellegű válasz a tárgyat, analitikus jellegű a tartalmat adja meg. Mind a tárgyra, mind pedig a tartalomra vonatkozó kérdés feltehető minden korlátozás nélkül olyképpen, hogy mi az illető levéltári anyag tárgya vagy tartalma, és feltehető bizonyos korlátozással olyképpen, hogy valamely meghatározott tárgy vagy tartalom található-e az illető levéltári anyagban, vagy nem. 5. A levéltári anyag terjedelme. A terjedelemre vonatkozó válasz elsődlegesen az őrzést szolgálja. A használhatóvá tétel szempontjából jelentősége kisebb, a tervszerű munkaszervezés tekintetében azonban nagy a fontossága. A levéltári anyag terjedelme többféle mértékegységgel fejezhető ki. Ilyen mértékegységek pl.: köbméter, folyóméter, raktári egység (csomó, kötet stb.), darab, lap (folio), oldal (pagina), filmanyagnál a film hossza, vagy a felvételek száma stb. Azt, hogy a terjedelem kifejezésére milyen mértékegységet használunk, a levéltári anyag jellege, állapota és a kérdéses levéltári segédletbeli adat szintje határozza meg. Filmanyagnál más mértékegységet használunk, mint szorosabb értelemben vett iratanyagnál, rendezetlenül felhalmozott anyagnál mást, mint rendezetten állványra helyezettnél, fond- vagy állagszinten mást, mint alap- vagy iktatószámok szintjén. Különleges célok is befolyásolják a mértékegységet, sőt azt is, hogy vajon a kérdéses egész anyagnak, vagy pedig csupán meghatározott részének terjedelmét adjuk-e meg. Filmfelvételre kerülő anyagról készülő jegyzéken pl. — minthogy a filmfelvétel oldalakról készül — a terjedelmet oldalakban (paginákban) szoktuk megadni, de nem az egész anyagét, hanem csupán ama részekét, amelyek felvételre kerülnek. Gyakori az az eset, hogy a terjedelmet nem csupán egy, hanem kétféle mértékegységben is megadjuk, pl. folyóméterben és raktári egységben', vagy darabban és lapszámban. 6. A levéltári anyag levéltári tagolódása. A levéltári tagolódásra vonatkozó válasz elsődlegesen a használhatóvá tételt szolgálja, de az őrzés szempontjából sem kisebb a jelentősége. A tervszerű munkaszervezés tekintetében kevésbé fontos. A válasz arról tájékoztat, hogy a kérdéses levéltári anyag müyen részekre tagolódik. A tagolódás ismertetése különböző mérvű lehet. Az ismertetés korlátozódhatik csak arra, hogy a kérdéses levéltári anyag szintje alatti legközelebbi szintig terjed. Pl. egy levéltár 2* 19