Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

2. A levéltári segédletek tartalmi kérdései

esetében csak annyit mond, hogy milyen osztályokra, egy osztály esetében, hogy milyen korábbi levéltárakra, egy korábbi levéltár esetében, hogy milyen fondókra, egy fond esetében, hogy milyen állagokra, egy állag esetében, hogy milyen sorozatokra tagolódik. Az ismertetés azután kiterjedhet a kérdéses levéltári anyag szintje alatti további szintekre is. Általában azonban a kérdéses levéltári anyag szintjénél csak egy, vagy legfeljebb két szinttél mélyebben ismerteti a további levéltárrészeket. Az ismertetés lényege az, hogy egyenkint meg is nevezi a kérdéses levéltárrészeket. Tehát nemcsak annyit mond, hogy pl. egy levéltár osztályokra, vagy hogy egy fond állagokra tagolódik, hanem azt is megmondja, hogy mi ezeknek az osztályoknak illetve állagoknak a neve. Ebből két megfontolás következik. Az egyik az, hogy a tagolódás ismertetésének csak magas szinten van értelme, ahol a levéltárrészek még nagyok, számuk ennek következtében még csekély. Az apró s ennek következtében nagyszámú levéltárrészek felsorolásának — pl. egy departamentum esetében a fonsokénak, vagy egy kútfő esetében a tételekének — a departamentumok illetve kútfők szintjén nincs értelme. Ha ezeket ismertetni akarjuk, akkor a levéltári segédletbeli adat szintjét kell mélyítenünk, s a fonsokat fons-szinten, a tételeket tétele-szinten felsorolnunk. A másik megfontolás, ami a tagolódás ismertetésének lényegéből következik, az, hogy a tagolódás ismertetésének, azaz a kérdéses levéltári anyagon belüli további levéltárrészek megnevezésének csak abban az esetben van értelme, ha a megnevezett cím nem olyan jelzet, amely a tagolódás módján kívül egyebet nem árul el (pl. Ladula A., vagy I. kútfő), hanem olyan, amely egyben a megnevezett című levéltárrész valamely egyéb jellegzetességére (tárgyára, korára, iratfajára stb.) is rámutat. (Pl. Acta oeconomica, XVII. századi levelek, Protocolla exhibitorum stb.) A levéltári tagolódás olyan ismertetése, amely nem egyenkint nevezi meg a levéltárrészeket, hanem csak általánosságban mondja meg, hogy milyen fajta részekre tagolódik a kérdéses levéltári anyag, ezek a részek hogyan függnek össze egymással, milyen rendszert alkotnak, már egy 'következő, a levéltári anyag levéltári rendszerére vonatkozó kérdésre adja meg a választ. 7. A levéltári anyag levéltári rendszere. Á levéltári rendszerre vonatkozó válasz inkább az őrzés szempontjából elsődleges jelentőségű, de fontossága a tájékoztatás tekintetében közel egyenrangú őrzési jelentőségével. A tervszerű munkaszervezést kisebb mértékben szolgálja. A levéltári rendszer ismertetése arról tájékoztat, hogy a kérdéses levéltári anyag milyen alapon és milyen fajta kisebb részekre tagolódik. A tagolódást a legmélyebb szintig, a legkisebb levéltári egységig lemenőén megadja, a különböző szintű levéltári,egységeket azonban — szemben a tagolódás kérdésére . szóló válasszal. — nem egyenkint nevezi meg, hanem csak általánosságban, jellegükre, fajtájukra utalva. Pl. egy kútfőbe tartozó levéltári anyag levéltári rendszere: a kútfőn belül növekvő sorrendű évszámok, az éveken belül tárgyi alapon kialakított, az ABC folytatólagos nagybetűivel jelölt tételek, a tételeken belül növekvő sortrendű egyes ügyiratok alapján kialakított alapszámok (alapszám az ügyirat legutolsó évbeli legkisebb iktatószáma), az alapszámokon belül növekvő sorrendű iktatószámok rendje, az iktatószámokon belül az ugyanazzal az iktatószámmal jelzett egyes iratok: be-