Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

2. A levéltári segédletek tartalmi kérdései

vei, hanem csupán azokkal, amelyek a levéltári anyag Őrzése és használhatóvá tétele, valamint a levéltári munka tervszerű megszervezése szempontjából a legjelentősebbek. 1. A levéltári anyag címe vagy jelzete. Az első kérdés, amely minden levéltári anyaggal kapcsolatban feltehető és megválaszolható, annak címére vagy jelzetére vonatkozik, ez az első adat, amelyet minden levéltári segédlettől várunk. A levéltári anyag őrzése és használhatóvá tétele, nemkülönben a levéltári munka tervszerű megszervezése szempontjából egyaránt ez a legfontosabb adat. Címnek vagy jelzetnek mondjuk a levéltári anyagnak azt a megjelölését, amely annak a helyét valamely levéltáron belül pontosan és szabatosan meghatározza, amelynek alapján azt azonosítani lehet. Fentebb már volt szó arról, hogy minden levéltári anyag kétféle módon tagolódik, egyrészt elhelyezése szerint raktári, másrészt rendszere vagy szerkezete szerint levéltári egységekre. Ennek megfelelően valamely levéltáron belül minden levéltári anyagnak kétféle helye van, egyrészt raktári, másrészt levéltári, egyrészt valamilyen raktári, másrészt valamilyen levéltári egységbe tartozik. Ebből következik továbbá, hogy minden levéltári anyagnak címe vagy jelzete is kétféle, az egyik a raktári, azaz elhelyezési, a másik a levéltári, azaz rendszerbeli vagy szerkezeti helyét határozza meg. Az előbbit raktári, az utóbbit levéltári, a kettőt összefoglalóan levéltárbeli címnek vagy jelzetnek nevezzük. A levéltári anyag raktári címe vagy jelzete azt határozza meg, hogy melyik raktári egységben, levéltári címe vagy jelzete pedig azt, hogy melyik levéltári egységben van a levéltárbeli helye. A kétféle: raktári és levéltári cím vagy jelzet azonos lehet, abban az esetben, ha a levéltár kétféle: raktári és levéltári tagolódása egybeesik. Régebbi levéltárakban általános gyakorlat volt, hogy a levéltári egységeket a raktári egységek szerint alakították ki, egy-egy szekrény (scrinium), láda (ladula), csomó (fasciculus) stb. nemcsak raktári, hanem egyben levéltári egységet jelentett. Vagy pedig — és ez legújabb levéltárakban is követett gyakorlat — a raktári egységeket szabták és szabják a levéltári egységeknek megfelelően, fgy jöttek és jönnek létre pl. a nem szabványos, hanem a bennük elhelyezett levéltári egységek terjedelmétől függően kisebb, vagy nagyobb méretű csomók, kötetek stb. Mind a raktári, mind pedig a levéltári cím vagy jelzet a vonatkozó raktári, vagy pedig levéltári egység raktári, vagy pedig levéltári szintjének megfelelően több-kevesebb részre tagolódik. Minél magasabb szintű valamely raktári, vagy pedig levéltári egység, levéltárbeli címének vagy jelzetének annál kevesebb része van, s megfordítva, minél alacsonyabb valamely raktári, vagy pedig levéltári egység szintje, levéltárbeli címe vagy jelzete annál több részből tevődik össze. A levéltárbeli cím vagy jelzet pontosságán és szabatosságán azt értjük, hogy' tartalmazza mindazokat a részeket, illetve csak azokat a részeket tartalmazza, mégpedig az illető levéltár tagolódásának megfelelő sorrendben, amelyek a kérdéses raktári, vagy pedig levéltári egység — amelyre vonatkozik, amelynek a címe vagy jelzete — raktári, avagy levéltári helyének minden kétséget kizáró meghatározásához szükségesek. ' .