Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

2. A levéltári segédletek tartalmi kérdései

Valamely raktári, vagy pedig levéltári egység levéltárbeli címének vagy jelzetének részei mindazoknak a raktári, vagy pedig levéltári egységeknek a levéltárbeli címei vagy jelzetei, amelyeknek a keretébe tartozik, kezdve az egész levéltár levéltárbeli címén vagy jelzetén, mélységben lefele haladva egészen a kérdéses raktári, vagy pedig levéltári egység levéltárbeli címéig vagy jelzetéig bezárólag. Egy iratcsomóba tartozó iratok raktári címének vagy jelzetének részei lehetnek pl. a levéltár egyik épületének, azon belül egyik raktárának, azon belül földszinti raktárrészének, azon belül egyik raktárutcájának, azon belül egyik állványfalának, azon belül egyik állványoszlopának, azon belül egyik állványpolcának, s végül azon belül magának a kérdéses iratcsomónak a raktári címei vagy jelzetei. Egy iktatószámhoz tartozó iratok levéltári címének vagy jelzetének részei lehetnek pl. az egész levéltárnak, a levéltáron belül valamely korábbi levéltárnak, azon belül valamely fondnak, azon belül valamely állagnak, azon belül valamely sorozatnak, azon belül valamely tételnek, azon belül valamely alapszámnak, s végül azon belül magának a kérdéses iktatószámnak a levéltári címei vagy jelzetei. E levéltárbeli jelzetrészek közül nem hagyható el egy sem, amely nélkül a kérdéses levéltárbeli egység helyének minden kétséget kizáró meghatározása, azonosítása lehetetlen, elhagyhatók viszont mindazok, amelyek az azonosításhoz, a kétségen kívüli helymeghatározáshoz nem feltétlenül szükségesek. A levéltári gyakorlatban célszerűségi okokból

5 a raktári jelzetnek egy másik, a fentiekben ismertetettől eltérő formája is kialakult, mégpedig kétféle módon. Az egyik mód az, amikor a legkisebb raktári egységeiket a legnagyobb (pl. a levéltár épülete), vagy pedig a nagyobb (pl. a raktártermek) raktári egységeken belül folyamatos sorszámokkal látják el. Ilyenkor a raktári jelzet pl. így alakul: 11. számú raktárterem 1001. számú raktári egysége. A másik mód az, amikor a legkisebb raktári egységeket valamely levéltári egységen (pl. levéltár, vagy fond, avagy állag) belül sorszámozzák folyamatosan. Ilyenkor a raktári jelzet pl. a következő: helytartótanácsi levéltár 1001. számú raktári egysége, vagy helytartótanácsi levéltár, helytartótanács regisztratúrája 101. számú raktári egysége, avagy helytartótanácsi levéltár, helytartótanács regisztratúrája, departamentum civitatense 11. számú raktári egysége — aszerint, hogy levéltáron, vagy fondón, avagy állagon belüli a folyamatos sorszámozás.

6 Az így kialakított raktári jelzet egyik esetben sem határozza meg a kérdéses legkisebb raktári egység pontos raktári helyét, csupán azt jelzi, hogy valamely raktári vagy levéltári egységen belül a legkisebb raktári egységek folyamatos sorrendjében a hányadik helyet foglalja el. Gyakor5 Ilyen okok, hogy a raktári jelzet, amelyet a raktári egységeken fel kell tüntetni, minél egyszerűbb legyen, minél kevésbé változzék. 6 Ha a legkisebb raktári egységeket valamely levéltári egységen belül sorszámozzuk, ajánlatos, hogy ez a levéltári egység ne legyen se túl nagy, se túl kicsiny. Ha túl nagy, az esetleges változások (fogyás, gyarapodás) nyomán túl sok raktári egység átszámozása válik szükségessé, ha túl kicsiny, a sorszámozás nem fogja egybe a szorosan összetartozó levéltárrészeket. Legmegfelelőbbnek az állagokon belüli sorszámozást tartom. — A sorszámozásnál célszerűtlen különbséget tenni a különféle fajta legkisebb raktári egységek (csomók, dobozok, kötetek stb.) között, s ezeket külön-külön sorszámozni.