Fazekas István: A Haus-, Hof- und Staatsarchiv magyar vonatkozású iratai - Magyar Országos Levéltár kiadványai, I. Levéltári leltárak 10. (Budapest, 2015)
Ismertető leltár - Diplomatie und Aussenpolitik 1848-1918
Administrative Registratur Az Államkancellária politikai és adminisztratív jellegű aktái szétválasztásának igénye már nagyon korán megjelent, de az elv végleges keresztülvitelére csak a 19. század elején került sor, amikor külön politikai és adminisztratív indexeket kezdtek vezetni. Az iratokat azonban egészen 1846-ig bezárólag ún. „Korrespondentenprinzipe”, azaz országok és hatóságok alapján csoportosították. 1846-ban azután 65 nagyobb tárgyi tételt (Fach, Fächer, általánosan bevett rövidítéssel F 1-65.) alakítottak ki, amelyet 1847-ben 44-re csökkentettek, hogy egy évvel később számukat újra 60-ra emeljék. Ez a hatvanas szám egészen az 1870-es évek elejéig érvényben maradt, bár az egyes tételek, fachok kisebb-nagyobb tematikai átalakítást szenvedtek el az idők folyamán, mindjárt 1847- ben volt egy ilyen, majd 1848-ban egy másik, illetve 1852-ben még egy harmadik. Az akkor kialakított rend maradt érvényben végül mind a mai napig. Az adminisztratív ügyek sokasodása maga után vonta, hogy az eredetileg hatvan tételt az idők folyamán lassanként tovább kellett bővíteni, így 1918-ig bezárólag további negyvennyolc tétel jött létre: F 61-107. A 19. századvégén, 1897-1900 között új rend bevezetésével kísérleteztek, amely azonban csak átmenetinek bizonyult. Ekkor az egyes tárgyi tételeket betű- kombinációkkal jelölték, pl. AC - Ausstellungen und Collectionen, AF - Arbeiterfragen etc. 1901-ben visszatértek a számos tételrendhez, az ekkor kialakított rend azonban csak átmenetinek bizonyult, ezért az 1901-1902-ben keletkezett iratok általában néhány tételenként ún. Sammelfaszikel-ben együtt találhatók. Az 1903-ban kialakított tételrend bizonyult véglegesnek, amely azután magába fogadta a Monarchia fennállása utolsó két évtizedében keletkezett iratokat. Adminisztratív jellegű akták találhatók az 1848 előtti, illetve az 1848-1867 közötti időszakra vonatkozóan a Staatskanzlei, illetve a Staatenabteilungen diplomáciai sorozataiban is. Az adminisztratív megjelölés néha félrevezető, mert egyes állagok, mint pl. az egyházpolitikai ügyiratokat tartalmazó F 26, F 27, F 28, vagy a kereskedelempolitikai osztály ügyeit őrző F 34 politikai tekintetben is értékes és informatív aktákat őriz. Az Administrative Registraturhoz igen nagy mennyiségű különböző index és proto- kollum társul (együttesen 2213 kötet), amelyek közül a leghasználhatóbbak az ún. „Indices zu den Registraturenprotokollen” (1854-1919, Bd. 195-249.). Itt, ha a kutatónak szerencséje van mindjárt meg is találja az akta mai őrzési helyét. Ha ismerjük az aktaszámot, jól használható a folyószámokat tartalmazó protokollum is. Sikertelenség esetén a jól kialakított tárgyi rend miatt ajánlatos - a rendszer kellő tanulmányozása után - az iratanyagban való keresés. A helyzetet megkönnyíti, hogy az egyes tárgyi csoportok külön protokollummal rendelkeznek, illetve a késői, 1900 körüli időszaktól kezdve iratjegyzékek (Spiegelbögen) állnak rendelkezésre. Az iratok általában országonként, személyenként, vagy tárgyanként betűrendbe lettek állítva három-négy nagyobb időrendi egységre bontva, pl. 1830-1849, 1850-1879, 1880-1918. A tárgyi-személyi csoportosítás előtt általában „Generalia” elnevezés alatt általános érvényű iratok találhatók. Az Administrative Registratur belső szerkezetéről kitűnő tájékoztatást nyújt Robert Stropp alább idézendő, nyomtatásban is megjelent segédlete. Levéltári segédlete'. AB VI/1/1-5 261
