Szűcs Jenő: A szepesi kamarai levéltár 1567–1813 (Magyar Országos Levéltár kiadványai, I. Levéltári leltárak 7. Budapest, 1990)

IRATOK

Az állag rendszere azonos az egykorú irattári renddel. Az irattárban az ügyiratokat (egy iktatószámhoz tartozó, az ügyintézés egy fázisa során létrejött iratok) tanácsülések szerint helyezték el oly módon, hogy egy-egy ülésen belül a megfelelő referenciák tanácsülési jegyzőkönyveinek lapjai mint palliumok közé, fraktur alakban helyezték el iktatószámuk sorrendjében az azokhoz tartozó iratokat. Ily módon tehát az egy-egy ülésen megtárgyalt iratanyag, az egyes referenciák jegyzőkönyvei és az iratok együtt találhatók. A jegyzőkönyvek - többnyire néhány lapos füzetek - címeként az ülés (évente elölről kezdődő) sorszáma és napi dátuma szerepel; a bal hasábon felül az ülésen részt vettek és a távollevők (külön kiemelve a referens) neve olvasható, majd iktatószámok rendjében következnek az adott ülésen, adott referencián belül letárgyalt beadványok tartalmi kivonatai, napi keletük és a beadványok saját számai. A jobb hasábon iktatószámok rendjében a határozat összefoglalása, illetőleg „deservitur ad notitiam", „deponatur ad acta" stb. bejegyzés található. A referens tanácsos minden ülés jegyzőkönyvét expediálás után láttamozta. A jegyzőkönyvek mellett fekvő ügyiratok minden egyes darabjának hátlapján fel van tüntetve a jelzet (ülés száma-iktatószám - referencia címe). Az egyes referenciák, illetőleg ügykörök jegyzőkönyveit az iratokkal együtt bizonyos sorrendben (először általában az „Oeconomicum", majd „Juridicum" és így tovább) ülésenként fraktur csomóba kötötték. Minden ülés iratanyaga mellett fekszik egy kiadói kimutatás, amelyet az expediálás ellenőrzésére készítettek: ügykörök sorrendjében, azon belül iktatószámok rendjében tartalmazza: az 1. iktatószámot (Referad numeri), 2. a kiadvány címzettjének - hivatal vagy személy - nevét (Expéditions conclusa), 3. az expediálás dátumát és a címzett helységet (Abgelassen wohin und wann) és 4. a referencia címét (Acten und Expeditionsfasciculierung). Kétfajta, igen jól használható segédkönyvsorozat áll rendelkezésre: Az iktatókönyvekbe (Register vagy registrum vagy Hausprotocoll) az iratok beérkezése után, a tanácsülés előtt a beérkezés, tehát a „praesentatum"-ok sorrendjében, minden év elején elölről kezdődő iktatószámok szerint vezették be a beadványokat. Minden évnek külön kötete van. Az egyes számokra vonatkozó bejegyzések öt rovatra oszlanak: 1. Az iktatószám és a „praesentatum" dátuma (Numeri exhibiti und praesentati); 2. az iratot küldő hivatal vagy személy neve, és a tartalomból kivetített, a mutatóba kerülő címszavak (Exhibens und Schlagwörter); 3. az irat tartalma, napi dátuma és saját száma (Kurzer Inhalt des Exhibiti); 4. a referens tanácsos neve (Zugetheilt worden in die Referad dem...); végül 5. a referencia, az ügykör címe (in das Protocoll...), amelynek külön tanácsülési jegyzőkönyvében szerepel az ügy. (Az 1813. év iktatókönyve nincs meg.) A mutatókönyveket (Index) az iratoknak az irattárban történt elhelyezésekor készítették. Minden évről külön kötet áll rendelkezésre. Öt rovatot tartalmaz: 1. A mutatóban kivetített szavak, amelyek már az iktatókönyv (2) rovatában is szerepeltek, és az irat rövid, néhány szavas tartalmi megjelölése. A mutatószó általában a levelező hivatal neve, illetve helye, ritkábban tárgyi címszavak (pl. aedificia) vagy iratfajták (pl. normale); 2. a tanácsülés hónapja (Monath); 3. az ülés száma (Ses-