Trócsányi Zsolt: Erdélyi kormányhatósági levéltárak (Magyar Országos Levéltár kiadványai, I. Levéltári leltárak 5. Budapest, 1973)

MÁSODIK RÉSZ Erdélyi Országos Kormányhatósági Levéltárak (F szekció)

illetők is (még ha csak per videat közölték is őket a bureau-val). Az előadó az utasítás értelmében korábbi jogai mellé elnyerte még a szabadság engedélyezését is beosztottai részére (három napig terjedő időre). A kiadóhivatal munkájában szintén viszonylag kevés volt a változás. Utasítása egy korábban is meglévő (de úgy látszik, nem elég szigorúan kezelt) gyakorlat írásba foglalásával kezdődött: az expeditura nem vehetett át kiadásra olyan iratot, amely nem ment át az elnöki irodán. A kiadóba érkezett iratokról külön feljegyzési könyvet vezettek. Különleges intézkedést tartalmazott az instructio bizonyos harmincadügyi expeditiókra nézve. Szabályozta az instructio az expediálás előtt a számvevőségre vagy betekintés végett más hivatali szervhez megküldött expeditiók ügyét is. (Az ilyen esetekről feljegyzési könyvek voltak vezetendők.) Kitért a regulatio a tanácsülési jegyzőkönyvek felküldésének módjára is. Az elnöki iroda és az irodaigazgató viszont ez alkalommal kapott először írásos utasítást. A cancellaria praesidialisnak kettős feladata volt: a Thesaurariatus általános ügyintézésének szemmel tartása és az elnöki ügyek ellátása. Az első területre nézve teendői alig változtak az 1811-i szabályozáshoz képest. A korábbi gyakorlattal ellentétben a tanácsülésen ellátott ügyekről készült jegyzék, valamint az újra felvétetni rendelt, valamint egyelőre félretett ügyekről készült jegyzékek az elnöki irodába kerültek. Az iroda feladata lett a késedelmes elintézésfogalmazványok sürgetése is. A reproducendáról és depositáról pedig összefoglaló kimutatás készült (Generális Reproducendorum et Depositorum Liber), amelyet a tanácsteremben helyeztek el. Részletesebben szólt az utasítás az elnöki objectumok intézéséről. A thesaurariushoz érkezett iratokat titkára vette át tőle intézésre, ő gondoskodott iktatásukról. Kettős iktatást vezetett: titkosat és rendeset. Az elnöki ügyirathoz is szerelték a szükséges előiratokat, s a titkár azután a feldolgozáshoz fogott. Az iratok átolvasása után beszámolt az ügyről a kincstartónak. Az saját magának tarthatta fenn az ügy elintézését, vagy visszaadta kidolgozásra titkárának. Kisebb jelentőségű elnöki ügyek elintézésének fogalmazványát a titkár az iroda alsóbb rangú beosztottjaival is készíttethette el; ilyen esetben azonban neki magának is ellenőriznie kellett a conceptust, mielőtt még a kincstartóhoz vitte volna kiadmányozásra. Az elnök által jóváhagyott kézirat tisztázásra került. A kész és összeolvasott expeditiót még a titkár is átnézte ha ideje engedte), s végül az elnök ellátta aláírásával, a titkár pedig az általa őrzött elnökségi pecséttel. A kiadványt ezek után postakönyvbe vezették és elküldték. Az iktatókönyvbe pedig bevezették annak a hatóságnak vagy személynek nevét, amelyhez az expeditio történt. Az elintézés fogalmazványát szükség esetén áttették a számvevőséghez vagy más hivatalhoz, s onnan visszakerülve (vagy természetesen az expeditio után) az iratok irattárba kerültek. Minden hó végén ún. Gestions-Protocollt készített az elnöki iroda. Ez kivonatosan tartalmazta a rendes ügyintézésen átment ügyiratok tárgyát és elintézésüket. A Cameralia- és Montanistica-ügyek külön-külön jegyzőkönyvekbe kerültek. Ezeket a protocollumokat az elnökség az Udvari Kamarához terjesztette fel. Az iratkezeléssel kapcsolatban az elnöki iroda instructiója a következőket írta elő: minden, a rendes elnöki iktatáson átment iratot mutatókönyvbe kellett vezetni. (A Cameralia- és Montanistica-ügyeknek közös mutatójuk volt.) Az elnöki levéltár kulcsait az elnöki titkár őrizte. Az ordinarium archívumból a kölcsönzőkönyvbe való bejegyzés mellett, a referens vagy a kikérő hivatal vezetője által aláírt vagy láttamozott reversalis ellenében történt a kölcsönzés; a titkos le vél -