Trócsányi Zsolt: Erdélyi kormányhatósági levéltárak (Magyar Országos Levéltár kiadványai, I. Levéltári leltárak 5. Budapest, 1973)

MÁSODIK RÉSZ Erdélyi Országos Kormányhatósági Levéltárak (F szekció)

bevezették az expeditiót.) A tisztázatok aláírása a következőképpen történt: a Thesaurariatustól függő viszonyban nem lévő kormányhatóságokhoz vagy alsóbb szervekhez a tanács jegyzéket intézett, amelyet egy titkár írt alá. Az alárendelt szervekhez rendeleteket küldtek, az elnök és az illetékes titkár aláírásával. A kérvényekre adott választ (a korábbi gyakorlatnak megfelelően) csak egy titkár írta alá. A felségelőterjesztéseket félhasábosan tisztázták. Feltüntették rajtuk az ülés résztvevőinek nevét (a referens tanácsosé mellett külön jelezve ilyen minőségét), hátukon pedig (keltük mellett) tárgyuk rövid kivonatát. Az elnök és az előadó tanácsos aláírásával terjesztették fel őket. Miután az expeditio megtörtént, az exhibitumok, mellékleteik, az előadóív és az elintézésfogalmazvány a regestraturára kerültek. Szabályozta az instructio az irattárból való iratkiemelés módját is. A kiemelés őrjegy ellenében történt, s tényét kölcsönkönyvbe vezették be. A regestratura felett az irodaigazgató gyakorolt felügyeletet. Végül intézkedett az instructio arra nézve is, hogy a generalia és normalia jellegű intézkedéseket külön könyvekbe vezessék (ezt mutatóval kellett ellátni).

81 Az 1811-i rendezés után ismét huzamosabb ideig nem volt semmiféle nagyobb változás a Thesaurariatus életében. Az ügyvitel a kialakult formák szerint folyt tovább. Csak 1838-ban került sor újabb nagyobb arányú rendezésre. Ez Mednyánszky Alajos királyi biztos nevéhez fűződik.

82 A biztos 1838. április 29-én előterjesztésében utalt arra, hogy az 1811-i instructio sok tekintetben nem felel már meg az ügyintézés szükségleteinek. Újabb általános szabályozásra került tehát sor; az 1811-ivel ellentétben azonban most a manipulatio egyes ágainál külön-külön. Az iktatóhivatal (Protocollum Exhibitorum) munkájában aránylag keveset változtatott az új utasítás. A Cameralia- és Montanistica-iktatás külön történt; külön készültek a kétféle anyag mutatói is. (Egy 1838-i kiegészítő rendelkezés értelmében az iktatóhivatalban kellett az exhibitumokhoz csatolni a nyomtatott előadóíveket — phylerae referadales —, kitöltve azok bizonyos rovatait.) A tanácsülés előkészítésében is voltak új feladatai az iktatóhivatalnak. Jegyzékeket (consignatiókat) készített az elnökség részére az előadásra kerülő iratokról. Hétfőn reggel áttette ezeket az előadóknak, s szerdán reggel visszavette tőlük.

83 Az íveket aztán kötetbe gyűjtötte össze, s szerda délig áttette az elnökséghez, hogy a kincstartónak még az ülés előtt ideje lehessen a tárgyalásra kerülő ügyekről tájékozódni.

84 Ha egy departamentum valamely ügyiratot a másikhoz kívánt áttenni, ez is az iktatóhivatalon keresztül történt. Az ilyen esetekről ún. gyroíveket vezettek, s ezt a protocollistának vagy adjunctusának is alá kellett írnia. Végül meglehetős részletesen szabályozta az utasítás a letétek kezelésének módját. Az egyes bureau-k működésében sem hozott nagyobb változásokat új utasításuk. Az egyik kisebb módosulás az informatiók sürgetésének terén történt. A referensnek minden negyedév végén (halasztást nem tűrő esetekben előbb is) jelentést kellett tennie a tanácsülésben: melyek azok az ügyek, amelyekben nem érkezett tájékoztató jelentés az alsóbb hatóságoktól, ill. átirat a kincstartóság alá nem rendelt szervektől, végül amelyekre nézve még nem történt meg az udvar döntése. Külön kimutatást tartozott vezetni minden egyes bureau az időlegesen félretett vagy újra tárgyaltatni határozott ügyekről. Mindegyik referensnél külön készítettek Liber Normaliumot is; ebbe nemcsak azok a szabályrendeletek kerültek, amelyek az illető szakágat érintették, hanem a hatóság egész működését