Trócsányi Zsolt: Erdélyi kormányhatósági levéltárak (Magyar Országos Levéltár kiadványai, I. Levéltári leltárak 5. Budapest, 1973)

MÁSODIK RÉSZ Erdélyi Országos Kormányhatósági Levéltárak (F szekció)

mindjárt elintézésfogalmazványképpen is felhasználható legyen. Az előadónak állandóan figyelemmel kellett kísérnie: a phylerae scontralesban feltüntetett esetleges válaszok (resolutiók, informatiók) megérkeznek-e a kiszabott határidőre, hogy aztán szükség esetén megsürgethesse azokat. Előjegyzések vezetésének segítségével kellett elérnie azt is, hogy egy ügyre vonatkozó iratok egyszerre kerüljenek tárgyalásra. Mindegyik előadó irodájában külön feljegyzéseket kellett vezetni az előléptetés iránti kérelmekről, hogy ezek üresedés esetén figyelembe vehetők legyenek. Az elkészített opinio a kincstartóság tanácsülésén került tárgyalásra. Minthogy a két kincstartóság egyesült, a korábbi külön tanácsülések gyakorlata is megszűnt. A tanácsülés napját az elnök jelölte ki. Az iktatókönyvet előtte két és fél nappal le kellett zárni.

70 Az ülésen a tanácsosok referáltak a nekik kiosztott ügyekről; akadályoztatásuk esetén beosztott titkáraik készítették el a votumot (és nyújtották be a tanácsüléseken). Ha (bár ez az esetek elenyésző kis részében történt) a tanácsülés módosította a referens votumát, s ezt nem lehetett magán az ülésen elvégezni, az előadó feljegyezte az íven a változtatást, hogy aztán az ülés végeztével a határozatnak megfelelően írhassa át az előterjesztést. Egyébiránt mind az előadó tanácsosnak, mind a többieknek joguk volt írásos különvéleményt benyújtani valamely tanácsi határozattal szemben. Az ülésekről jegyzőkönyvek készültek. Ezeken feltüntették a tanácsülés napját és a résztvevők, valamint — a megfelelő helyen — az előadó nevét. (A jegyzőkönyvi kivonatok készítésének módjáról nincs említés: ez nyilván nem változott meg a korábbihoz képest, amely a kor más erdélyi kormányhatóságaióval egyezett.) A kivonatokat objectumok szerint csoportosították. A munkaerőkkel való takarékoskodás céljából az ülés jegyzőkönyveket nem másolták. A tanácsülésen egy titkár feljegyzést tartozott készíteni a tárgyalásra került ügyekről, feljegyezve az iratok számát s mellette azt, hogy milyen elintézésnek kell történnie az ügyben. A feljegyzést az ülés végeztével az expeditornak kellett átadnia, aki ennek segítségével kísérte figyelemmel: minden elintézésfogalmazvány pontosan megérkezik-e a kiadóba, s késedelem esetén az előadóhoz vagy éppen az elnökséghez fordult az ügyben. Az ülés végeztével az illetékes tanácsosok titkárai vették magukhoz a megtárgyalt exhibitumokat és előadóíveket. A titkár és a fogalmazó készítette el az elintézés fogalmazványát. A fogalmazványon fel kellett tüntetni az exhibitum iktatószámát, az ügy tanácsi tárgyalásának keltét és azt, hogy kinek küldendő el az elintézés, továbbá szükség esetén azt is, hogy az ügyben határidőre jelentés kell hogy érkezzék (ez esetben a határidő is megjelölendő volt). Az elintézés fogalmazványában azt is jelezni kellett: hány mellékletet csatolnak tisztázatához, s ezek közül hány terjesztendő vissza. Különös fontosságú elintézés fogalmazványát a tanácsos tartozott kidolgozni. Az elkészült elintézésfogalmazvány az előadóhoz került felülvizsgálatra, aki átjavította, s rájegyezve nevét és a revideálás keltét, az elnökhöz terjesztette fel supperrevisióra és kiadmányozásra. Ott a fogalmazványt újból átjavították, majd az elnök rávezette az „Expediatur" jelzést, a kiadmányozás keltével s aláírásával együtt.

80 Az így jóváhagyott fogalmazvány az expediturára került. Ott feljegyezték rajta érkezését, majd elkészítették tisztázatát. A kész purumot összeolvasták a fogalmazvánnyal, s az utóbbira rávezették a tisztázó és az ellenőrzők nevét. Az elintézés tisztázatát aláírásra terjesztették fel. (Az expeditor minden nap végeztével kimutatást készített az aznap kiadott rendeletekről stb., s ezt áttette az iktatóhivatalba, majd az iktatókönyvekbe