Felhő Ibolya: A helytartótanácsi levéltár (Magyar Országos Levéltár kiadványai, I. Levéltári leltárak 3. Budapest, 1961)

MÁSODIK RÉSZ A helytartótanács felügyelete alatt működő hatóságok, hivatalok és személyek iratai

alap, tandíjalap, egyetemi alap, egyetemi nyomdai alap, polgári egyesületi alap, magyar—horvát alapítványi alap, Széchenyi—KoIIonich-alap, Sigrayalap, Abantini-alap, pozsonyi, Hutler és Kolhoffer-féle árvaházi alap, Zágráb-, Várasd- és Kőrös-megyei horvát kórházi alap, horvát árvaházi alap, horvát elemi iskolai alap, horvát kereskedelmi és országos pénztár.) A számtartási könyvbe be kellett jegyezni az illető alap javára, ill. terhére történő minden bevételt, ill. kiadást. Ennek érdekében minden olyan helytartótanácsi iratot, amely a számvevőséget érintette, láttamozás végett megküldték a számvevőségnek. A számtartási könyveken kívül naplót vezettek az egyes jövedelmi ágak növekedéséről, illetve csökkenéséről. Ennek neve diarium accrescentiae et decrescentiae volt. A naplót minden katonai negyedév végén a tanács elé terjesztették, az pedig továbbította az uralkodóhoz. Ezenkívül évente költségvetési tervezetet (systema praeliminare) készített az osztály a várható bevételekről és kiadásokról, jövedelmi áganként, s ezt benyújtotta a tanácsnak. Minden év végén összevetette az az évi előirányzatot a valóságos kiadásokkal és bevételekkel, s ezt a mérleget (bilanx) az okok részletes feltüntetésével a tanács elé terjesztette. Az ügyosztály második feladatának elvégzése, a számadások ellenőrzése a következő módon történt. A számvevőtiszt (esetleg számjegyző vagy járulnok) először is megszámozta a számadás lapjait, ha a számadó ezt elmulasztotta, azért, hogy megjegyzéseit pontosan rögzíthesse. Azután ellenőrizte a számtani műveletek helyességét, majd sorra vette az egyes tételeket, összevetette az igazolásuk végett csatolt iratokkal. Egyúttal ellenőrizte a csatolt iratok hitelességét is. Ha valamilyen összeget az egyik pénztárból a másikba fizettek ki, megnézte, hogy mindkét helyen ugyanúgy számolták-e el. A közalapítványi uradalmak számadásainak ellenőrzésekor a számvevőnek az úrbéri szolgáltatásokból, regálékból stb. eredő jövedelmeket össze kellett vetnie az uradalomra vonatkozó összeírásokkal, szerződésekkel; a terményeladásokról szóló számadásokat pedig az ár-tabellákkal. Az ilyen módon megvizsgált számadást azután átnézte az illetékes számvevőtanácsos, majd felülvizsgálta az ügyosztály élén álló számvevő, és vagy ő, vagy az igazgató hitelesítette. Ha hibákat találtak a számadásokban, megjegyzéseiket Tásban közölték a számadóval s az köteles volt meghatározott időn belül válaszolni. A válasz ugyanazt az utat tette meg, mint a számadás. Ha még a válasz után is maradtak nehézségek, ezeket ismét megírták a számadónak s az újból válaszolt. Bonyolult kérdések eldöntésére a számvevőségi tanácsot (collegium rationarium) hívták össze, amelyben több számvevőségi tisztviselő vett részt. Az ellenőrzés eredményeként végül is megadták a számadónak a felmentést, ill. közölték vele a véghatározatot a megállapított hiányokról. (A számadó azután vagy megtérítetté a hiányokat vagy 6 héten belül kegyelemért folyamodott, vagy pörös útra terelte az ügyet.) Az ügyosztály harmadik feladata az volt, hogy szakkérdésekben felvilágosítást adjon a helytartótanácsnak. Ezt a feladatát a tanács megkeresésére írásbeli jelentések vagy hátiratok, kivonatok, kimutatások, mérlegek készítésével, ill. szóbeli jelentések útján teljesítette. Emellett rendszeres kimutatásokat is készített a tanács számára, mégpedig az 1803-i utasítás szerint az alapítványi tőkék törléséről havonként és negyedévenként, az új alapítványokról, az alapítványi tőkék kamatoztatásáról és a szegényházak