Felhő Ibolya: A helytartótanácsi levéltár (Magyar Országos Levéltár kiadványai, I. Levéltári leltárak 3. Budapest, 1961)

BEVEZETÉS

nyelvű leiratokat kapni. A kamarai és katonai szervekkel, valamint a külföldi hatóságokkal továbbra is németül levelezzen. A megyékkel, továbbá az egyházi és tanulmányi szervekkel azonban latin nyelven érintkezzék. Nem sokkal ezután, április 20-án pedig a latin nyelv használatát teljes mértékben visszaállította a helytartótanácsban. Ettől kezdve ismét latin nyelvűek a helytartótanács iratai, egészen 1845-ig, a magyar hivatalos nyelv bevezetéséig. A HELYTARTÓTANÁCS IRATKEZELÉSE A helytartótanácsban az ügyintézés folyamán a kiadóhivatal (expeditorátus) kezelte az iratokat.* A titkároktól, ill. tanácsosoktól a kiadóhivatal kapta meg a fogalmazatot és az ügyre vonatkozó többi iratot, azaz a beadványt és az esetleges mellékleteket. A kiadóhivatal gondoskodott róla, hogy a kiadványok fogalmazatait az illetékesek felülvizsgálják és aláírásukkal megadják az engedélyt letisztázásukra. Majd a fogalmazatot letisztázták, a tisztázatot összeolvasták a fogalmazattal, aláíratták az illetékesekkel s miután a regisztrátor lepecsételte, a kiadó postán vagy futárral elküldte, ill. átadta a személyesen megjelenő félnek. 1753-tól kezdve a kiadóhivatal kézikönyvet is vezetett az iratok nyilvántartására. Az iratok végleges elhelyezése, megőrzése, rendbentartása azonban nem a kiadóhivatal feladata volt, hanem az irattáré (regisztraturáé), amely az iratokat minden év végén átvette a kiadóhivataltól. Az irattár munkájában hosszú évtizedekig a régebbi kormányszékeinkben, a magyar kancelláriában és a magyar kamarában kialakult kezelési gyakorlatot alkalmazták. E gyakorlat fő jellemvonása az, hogy nincs tekintettel a beadvány és az ennek elintézése során létrejött fogalmazat szerves összetartozására; nem látja világosan az ügyirat fogalmát vagy leglábbis az ügyirategység megtartásának gyakorlati előnyeit nem ismeri fel. (Ügyiratnak nevezzük azoknak az iratoknak az összességét, amelyek az ügyintézés egy intézkedési fázisában jöttek létre. Tehát az ügyet elindító beadvány és az ennek elintézését jelentő kiadványfogalmazat, továbbá az ügy elintézésének előkészítése során esetleg létrejött iratok, pl. valamely bizottság vagy segédhivatal — számvevőség, pénztár — véleménye, jelentése, együttesen alkotják az ügyiratot. Hivatalból kezdeményezett ügyeknél beadvány természetesen nincsen.) A kormányszékek irattáraiban az ügyirat alkotó elemeit, amelyek az ügyintézés folyamán együtt voltak, szétválasztották s külön-külön háyezték el a beadványokat és a kiadványfogalmazatokat. A kiadványfogalmazatokból egyetlen nagy állagot alakítottak ki, a beadványokat azonban rendszerint a beküldő hatóságok szerint csoportosították. Az állagokon belül az iratokat időrendben helyezték el. A helytartótanács irattára is ezt a módszert követte. A kiadóhivataltól évről évre átvett ügyiratokat iratfajták (beadvány, kiadványfogalmazat) szerint szétbontotta s időrendjük alapján külön állagokba helyezte el. fgy jöttek létre a helytartótanácsi levéltár ún. alaki vagy iratfajták szerinti, másként időrendi állagai. A kiadványfogalmazatok mind egy állagba (a „Concep*-Ügyintézésen itt és a továbbiakban csak azt a folyamatot értjük, melynek során a hatóság elé kerülő ügyekben megtörténik a megfelelő intézkedés, elküldik a letisztázott kiadványokat. Tágabb értelemben azonban a már elintézett ügyek iratainak kezelése is hozzátartozik az ügyintézéshez.