Ember Győző: Az 1848/49-i minisztérium levéltára (Magyar Országos Levéltár kiadványai, I. Levéltári leltárak 1. Budapest, 1950)
Bevezetés
A levéltári leltár ugyanis kétféle lehet: összefoglaló és részletes. Hogy a kettő közötti különbséget megérthessük, tudnunk kell, hogy a leltározó háromféle összefüggésben látja az iratanyagot: levéltáriban vagy irattáriban, raktáriban és végül leltáriban. Az iratanyagot és annak kisebb-nagyobb részeit levéltári vagy irattári, raktári és leltári egységeknek tekinti. Levél- vagy irattári egységek: levéltár, irattár, ügyosztály, kútfő, tétel, gyűjtemény, sorozat, doboz, láda, csomó, szám, kötet stb. Raktári egységek: épület, terem, utca, polc, doboz, láda, csomó, kötet stb. A legkisebb raktári egység egybeeshetik a legkisebb levéltári egységgel (pl. kötet), de lehet annál kisebb vagy nagyobb (pl. csomó, amelyben több szám, vagy egy számnak csak egy része van). A leltári egységek vagy a levéltári vagy a raktári egységeknek felelhetnek meg. Ha a leltár legkisebb leltári egységül a legkisebb raktári egységet veszi, részletesnek mondjuk. A részletes leltár olyan levéltárnál, amelynél a csomó és a kötet a legkisebb raktári egységek, minden egyes csomót és kötetet külön-külön feltüntet. Az összefoglaló leltár ezzel szemben legkisebb leltári egységül nem a legkisebb raktári egységet veszi, hanem valamelyik nagyobb levéltári egységet, pl. az ügyosztályt, s összefoglalóan mondja meg, hogy ahhoz a legkisebb leltári egységhez a legkisebb raktári egységekből hány darab tartozik. Azt, hogy a leltározó összefoglaló leltár készítésénél milyen levéltári egységeket választ leltári egységekül, elsősorban az anyag természete, szerkezete, rendszere határozza meg. Továbbá az, hogy milyen terjedelműnek szánja a leltárát. A terjedelem ugyanis az összefoglaló leltárnál szinte tetszés szerint szabályozható. Leltárnak tekinthető pl. egy levéltárról az az egyszerű, egy mondatba foglalható meghatározás is, hogy hány darab iratcsomót és hány kötet segédkönyvet tartalmaz. Az anyag kora már csak abban az esetben szükséges ehhez a meghatározáshoz, ha a levéltár rendszere az időrenden alapszik. Viszont elgondolható és kis levéltáraknál el is készíthető olyan leltár, amelynek egységei a raktári egységeknél is kisebbek, amely minden egyes iratot, sőt annak valamennyi mellékletét feltünteti. Az ilyen leltár azonban már iratjegyzéknek minősül. Leltári szempontból, vagyis az iratok őrzését tekintve, a részletes leltár a legkívánatosabb. Belső levéltári használatra ilyennek kell készülnie. Más kérdés azután, hogy érdemes-e az ilyen részletes — nagy levéltáraknál kötetekre menő — leltárat nyomtatásban is kiadni? Erre a kérdésre általánosságban nemmel kell felelni. A leltárak kiadásánál — hangsúlyozom, hogy kiadásánál, nem pedig készítésénél — már nem az őrzés, hanem a használhatóság szempontja a döntő. Ebből a szempontból pedig egészen felesleges a kutató közönséget hosszú oldalakon keresztül arról tájékoztatni, hogy a levéltár miként őrzi az iratokat. Ebből semmi olyat nem tud meg, ami a használatban segítségére lenne. Más a helyzet természetesen, ha a leltárhoz olyan ismertetés fűzhető, amelynek révén az egyes raktári egységek használhatóságára, korára, tartalmára, stb., fény derül. Ilyen esetben indokolt a részletes leltár kinyomtatása. Az 1848/49-i minisztériumi levéltár leltárának kiadásánál ehhez a rugalmas elvhez tartottam magamat. A leltár egyes helyeken részletes.
