Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

A különböző anyagok kezelésére, jellegüktől függően, más és más a helyes megoldás. Az úgynevezett egylapos dokumentumok nagyon változatos formákban fordulhatnak elő: kiterítve, hajtogatva, foltekerve, kis méretben, nagy méretben, az egyformák együtt tárolva vagy másféle dokumentumok között stb. A térképek és tervrajzok kezelése (méretük miatt) különösen sok károsodás forrása lehet. A levéltári kötetek többnyire nagyok és nehezek, ezért mozgatásuk és használatuk során sok sérülés keletkezhet rajtuk. A fotók rossz minőségű lapokból álló albumokban, vagy az iratok között vegyesen tárolva, egyaránt erősen veszélyeztetettek. Az audiovizuális és a géppel olvasható dokumentumok látszólagos szilárdsága megtévesztő lehet, és ez használatuk során súlyos, jóvátehetetlen károsodást okozhat. Ugyanez vonatkozik a mikrofilmre is. A levéltári anyag helyes kezelése során az alábbi általános szempontok betartása segít elkerülni a sérülések keletkezését. A levéltári anyaggal használat közben gondosan kell bánni. Különösen érvényes ez a restaurált dokumentumokra, amelyek mérete, formája megváltozhat az elvégzett műveletek hatására, emiatt mozgatása, tárolása egyedi megoldásokat kívánhat. A gondossághoz alapvetően hozzátartozik a tiszta, száraz kéz, érzékeny dokumentumoknál (pl. fényképészeti anyagok) a fehér pamutkesztyű használata. Ételek, italok, dohányzáshoz, tisztálkodáshoz használatos dolgok, ragasztóanyagok, olló, kés távol tartása. A köteteket gerincük közepénél fogva, a nehéz darabokat alulról megtámasztva kell kiemelni a polcról. A gerinc leszakadását okozza, ha a tetejénél fogva húzzák ki a polcról. A levéltári dokumentumok mozgatása a tárolóeszközzel (doboz, pallium stb.) együtt történjen. A kiemelt, kisebb egységeket a használat idejére méretüknek és típusuknak megfelelő átmeneti védelemmel kell ellátni. Az ilyen célt szolgáló pallium, doboz, téka is teljes felületén védje a levéltári anyagot. Kézben csak kismennyiségű és méretű dokumentumokat szabad vinni. Minden más esetben megfelelő méretű, teherbírású, formájú, akadálymentesen mozgatható szállítókocsit kell használni. Alapkövetelmény, hogy teljes felületű alátámasztást biztosítson, a rázkódás csökkentésére gumikerékkel legyen ellátva. A szállítókocsit nem szabad túlterhelni, magasra tornyozni. - A polcon lévő levéltári anyag ne legyen 10-15 cm-nél közelebb a padló szintjéhez, mert így elkerülhető, hogy takarításnál beszennyeződjön, vagy megsérüljön. - Sosem szabad a padlóra tenni a levéltári anyagot, mert ott a legnagyobb a károsodás (fizikai sérülés, elázás) veszélye. - A könyveket általában függőlegesen állítva kell tartani, és nem szabad másik könyvet tetejükre rakva, megterhelni őket.