Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

A levéltári anyag közvetlen fizikai védelmére régóta használnak különböző csomagolóanyagokat. A könnyebb kezelhetőség miatt legelterjedtebben papírdobozokba helyezik az iratokat. A múlt századtól mostanáig sok olyan papírt készítettek, amelyek rövid időn belül maguktól lebomlanak, és káros hatásúak a közvetlen környezetükben lévő anyagokra is. Az ilyen dobozokban, csomagolóanyagokban lévő levéltári anyag pusztulása felgyorsul. A fatartalmú papírok, így a dobozkészítésre használt savas szürkelemez és hullámkarton ilyen rossz anyag. A modern tárolóeszközökkel szemben az a követelmény, hogy anyaguk semmiképpen ne tartalmazzon olyan alkotórészt, amely károsíthatja a bennük lévő dokumentumokat, vagyis ne legyen benne sav vagy savassá váló (facsiszolat, savas enyvezőanyag a papírban, vas, savas ragasztó stb.) vagy pedig elszíneződést okozó (pl. fémek, festékek) anyag. További előnyt jelent, ha a tárolóeszköz anyagában olyan (lúgos) adalék van, amely képes a környezetből eredő káros anyagok (savak) megkötésére és ezáltal úgynevezett pufferként konzerváló hatás kifejtésére. Az állományvédelmi célokra alkalmas, használatos papírok a következők: savmentes, archív, időtálló, tartós, lúgos papírok. A papírok kémhatása (savas vagy lúgos jellege) egyszerű módon, közelítőleg megállapítható az ún. pH-toll használatával. A savas papíron a tollal ejtett jelölés sárga, míg a semleges körüli és a lúgos papíron lila színű. A levéltári iratokat dobozban kell tartani, mert ez adja a legjobb védelmet a nemkívánatos környezeti körülményekkel (por, fény, tűz, víz, rovarok és gondatlan kezelés) szemben. A papírból készült doboz a környezet klimatikus jellemzőinek (hőmérséklet, páratartalom) hirtelen változásait is tompítja. A dobozokat nem szabad túlságosan megtölteni, sem pedig egymástól erősen különböző méretű iratokat helyezni beléjük. Egy nem megfelelően megtöltött levéltári doboz helypazarlással jár, és a benne összecsúszó iratok károsodását okozhatja. Ha teljesen nem tölthető meg irattal a doboz, akkor semleges anyagból készült térkitöltőt kell alkalmazni. A levéltári anyag egységei (pl. dobozok) csak annyira szorosan helyezkedjenek el egymás mellett, hogy mozgatásuk könnyű legyen. A nagy méretű dokumentumok (térképek, rajzok, grafikák stb.) nem férnek el a szabvány dobozokban. Ezeket legjobb kiterítve, teljes felületüket beborító palliumban, fektetve tárolni. Erre a célra a sekély fiókokból álló, fém tárolószekrények a legalkalmasabbak. A túlméretes dokumentumok könnyű és biztonságos kezelhetősége érdekében ezek a tárolószekrények ne legyenek 140 cm-nél magasabbak. Legjobb, ha méret szerint csoportosítják az ilyen anyagokat. Figyelni kell arra, hogy mindig nagyon óvatosan vegyék ki és tegyék vissza a dokumentumokat a fiókokba. Kisebb térképek, rajzok megfelelő minőségű anyagból készült tékákban/mappákban is tarthatók. A fiókokban, tékákban nem elhelyezhető,