Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

A levéltári anyagok azonosító jele lehetőség szerint a tárolóeszközén szerepeljen. Amennyiben elkerülhetetlen a közvetlen jelölés, olyan íróanyagot vagy bélyegzőfestéket kell használni, amely nem károsít, nem oldékony és időben állandó. A nem megfelelő anyagok használatának „eredményeként" a jelölés átnyomódik, elhalványodik, elmázolódik, feloldódik. Eredeti anyag jelölésére vagy közepes keménységű grafitceruzát, vagy pedig az időállósági követelményeknek megfelelő, nem károsító különleges tintát, golyós- vagy filctollat és bélyegzőfestéket kell használni. A levéltári anyag elhelyezése és fizikai védelmére szolgáló tárolóeszközök A raktári bútorzat fából és fémből készül; régebben az előzőt kedvelték. Állományvédelmi szempontból mindkettőnek vannak előnyei és hátrányai. A fa, a levegő páratartalmát felvéve, segít abban, hogy a relatív légnedvesség stabilizálódjék a raktárban. Mivel rosszul vezeti a hőt, nem fenyeget az a veszély, hogy nedvesség csapódik le felületén. Tűzveszélyességük mellett a fapolcok hátránya, hogy savas gőzök szabadulnak fel belőlük, amelyek károsítják a velük érintkező levéltári anyagot. A fa bútorzatban a rovarok is szívesen megtelepszenek. A fém polcok előnyének tekinthető, hogy használatukkor rovarveszély nem fenyeget. Hátrányuk jó hővezető-képességükből adódik. Könnyen felmelegszenek és lehűlnek, lehűléskor a környezet fölös nedvességtartalma hideg felületükre lecsapódhat, és az így keletkező víz a rajtuk lévő papíranyagot átnedvesítve, penészesedést idézhet elő. A polcok típusának és méretének meghatározásánál az adott gyűjtemény egyedi szempontjait kell alapul venni. A polcok a dokumentumokat teljes felületükön támasszák alá. Legyenek elég erősek a nehéz papírok okozta terhelés elbírálásához. Könnyen állíthatók legyenek, hogy a különböző méretű és alakú egységek tárolásához az ésszerű helykihasználás biztosítható legyen. Kialakításukat úgy kell megoldani, hogy a levegő szabadon áramolhasson közöttük. Tömör állványzat esetén is az egységek között arasznyi távolság maradjon a levegő mozgásához. Különösen fontos, hogy a polcok ne érintkezzenek az épület külső falával, attól legalább 20 cm-re, a padlótól pedig 10-15 cm-re legyenek. Nem alkalmas levéltári anyag tárolására az a polc, melyen éles szélek, kiálló részek találhatók, továbbá melynek nincs felső zárólemeze, ami a fény védelem és a mechanikai védelem szempontjából fontos. Vagy a polcokon, vagy a közelükben legyenek megfelelő magasságú munkafelületek, ahová a kiemelt raktári egység biztonságosan letehető. A rögzíthető kerékkel ellátott guruló asztal jól megfelel erre a célra. A polcrendszer és a falak, padló, mennyezet között a takarításhoz elegendő szabad helyet kell hagyni.