Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)
a) Teljes másolat esetén az irat minden oldaláról külön-külön felvétel készítendő. b) Kivonatos másolat az iratnak egy teljes oldalánál kisebb részről nem adható ki. c) A másolat kicsinyítése nem lehet nagyobb annál, hogy a másolásra felhasznált papíron az adott irat minden részlete ne legyen világosan és egyértelműen olvasható. Az ügyfél által készített fénymásolat csak kivételesen és legföljebb akkor hitelesíthető, ha minden tekintetben megfelel ezeknek az igényeknek. A hitelesítés előtt a hitelesítőnek meg kell arról győződnie, hogy a másolat szöveg- és formahű. Ha a másolat több lapból áll, a lapokat be kell számozni, át kell varrni, és az átvarrást oly módon kell lezárni, hogy a lapok sértetlen kicserélésére ne nyíljék lehetőség. A hitelesítési záradékot a reprodukció hátlapjára -, több oldalra terjedő másolat esetén a megfelelően összefűzött másolat utolsó lapjának a hátoldalára kell rávezetni. A záradék tartalmazza: a) a másolat terjedelmét és fajtáját; b) az eredeti iratot őrző levéltár nevét; c) az eredeti irat levéltári jelzetét (fond és állag címét) és az iratnak a fondon és az állagon belüli helyét meghatározó adatokat; d) az eredeti irat pontos irattári meghatározását. A kivonatos hiteles másolat esetében a hivatkozott, illetőleg az idézett szövegrész eredeti iraton belüli pontos megjelölését (oldalszám, számozott vagy időrendi bejegyzések sorszáma vagy dátuma). A levéltár más szerv által történő hitelesítés céljából iratot csak a fondképzőnek, a jogutódjának vagy azok felügyeleti szervének kölcsönözhet ki. A letétekről adható másolatok tekintetében a letéti szerződés rendelkezései az irányadók. A másolatok hitelesítésére kizárólag az igazgató vagy az általa e feladattal megbízott dolgozó jogosult. Hitelesítéssel egyedül tudományos dolgozót lehet megbízni. A külföldre menő másolatot pedig csak az igazgató hitelesítheti. Számítógépek alkalmazásának lehetősége a nyilvántartások készítésénél Már a segédletek esetében is szó volt arról, hogy a Ltv. és a 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet értelmében a közlevéltáraknak a levéltári anyagról készült nyilvántartásokat (raktári jegyek, törzskönyvi nyilvántartás, gyarapodási, fogyatéki, letéti, kölcsönzési, átmeneti napló) - a fonddosszié kivételével - számítógépen, egységes programok alkalmazásával kell vezetniük. Az idézett NKÖM rendelet a programok kidolgozására a Magyar Országos Levéltárnak adott megbízást, és ezzel kapcsolatban a következő határidőket tűzte ki:
