Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)
anyag fondképzője vagy a fondképző jogutódja, illetőleg ha törvényesen megállapított hatáskörben eljárva kéri a tájékoztatást. Az ügyvédi munkaközösségek tagjai - ha nem szervet képviselnek - magánszemélyeknek, illetőleg magánfeleknek számítanak. Ha nem saját személyüket illetően járnak el, ügyvédi meghatalmazást kell felmutatniuk. Ennek megtörténtét a megkeresés során fel kell jegyezni. A levéltárak a kért tájékoztatást szóbeli vagy írásbeli kérelemre szóban vagy írásban egyaránt adhatnak. Tartalmi kivonatot és hiteles másolatot a levéltár azonban csak írásos, illetőleg a levéltár által feljegyzés formájában írásba foglalt szóbeli megkeresésre állíthat ki. Ennek a feljegyzésnek tartalmaznia kell az érdekelt fél, valamint - ha a kérelmező nem azonos az érdekelt féllel - a kérelem benyújtójának a nevét és lakcímét, személyi igazolványának, vagy az azt pótló igazolványnak (útlevél) a számát, továbbá a kérelem tárgyát, valamint a kérelem teljesítésének megkönnyítéséhez és a jogosultság mértékének az elbírálásához szükséges további adatokat is. A levéltár megkövetelheti, hogy az írásban benyújtott megkeresést ezekkel az adatokkal kiegészítsék. A levéltárhoz bármiiyen tájékoztatás végett intézett írásos megkereséseket, illetőleg a szóbeli megkeresés után készített feljegyzéseket iktatni kell. A levéltár az írásbeli tájékoztatást csak ajánlott levélben, és csak az érdekelt félnek adhatja meg. A tartalmi kivonat olyan írásos, de nem szöveg- és formahű értesítés, amely a magánember személyi körülményeire, jogaira, kötelezettségeire vonatkozóan a levéltár anyagából szolgáltat adatokat, illetve - az ügyfél kifejezett kérelmére - közli az ilyen adatokat tartalmazó levéltári anyag hiányát. Egy tartalmi kivonat több iratnak a keresett tárgyra vonatkozó adatait is tartalmazhatja. A tartalmi kivonat illetékköteles. A levéltár tartalmi kivonatot adhat ki hiteles másolat helyett, ha a kért tájékoztatás ezáltal egyszerűbben megoldható. A könyvünk bevezetőjében is említett hiteles másolat tartalmára nézve lehet teljes, illetőleg kivonatos, formáját tekintve szöveghű (írásos), illetőleg szöveg- és formahű (fénykép) másolat. A teljes másolat az adott irat teljes szövegét magába foglalja. Kivonatos másolat ugyanakkor az adott iratnak csupán az egyes részeiről készül. Kivonatos másolat állítható ki akkor, ha az adott irat a tárgyra nem vonatkozó adatokat is tartalmaz. A levéltár felelősséget visel azért, hogy a kivonatos másolat a tárgyra vonatkozó szöveg egészét az irat tartalmának mindenféle torzítása nélkül tartalmazza. Korábban a levéltárak a teljes és kivonatos másolatokat gépírással, e célra előrenyomott papíron állították elő, azonban a fénymásolás elterjedésével és mind tökéletesebbé válásával ma már ebben a formában történik a másolás. A személyiségi jogok tiszteletben tartása érdekében a kiadott másolatok csak az illető ügyfélre vonatkozhatnak, a következő technikai előírások figyelembevételével:
