Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

intézményhez. Az ügyfél kéréséről a levéltár munkatársa adatlapot vesz fel, amelyen az ügyfél neve, címe, a kutatás tárgya, éve, az átvett dokumentumok megjelölése szerepel. Az ügyfelektől nyomtatványon felvett adatokról a levéltárak általában külön nyilvántartást vezetnek, amely a következőket foglalja magában: - sorszám (iktatószám), - dátum, - a beadó neve, - a kutatandó személy neve, - a kutatás tárgya, évköre, - a mellékelt iratok felsorolása, - a kutatást végző levéltári egység vagy személy, - a kutatás eredménye (nemleges, érdemleges, folyamatban), - a válasz postázásának és az irattárba helyezésnek dátuma. A levéltárak a törvényben meghatározott feladataik során kutatást csak jogszabály alapján vagy a levéltárfenntartó írásbeli utasítására végeznek. Nem tekinthető azonban kutatásnak, ha a levéltári anyagot az ügyfél által szolgáltatott adatok közvetlen felhasználásával rövid időn belül megkeresik. A levéltárak tájékoztató tevékenysége nem terjed ki olyan adatok közlésére, amelyek kiszolgáltatása sérti az államérdeket vagy meghatározott állampolgár jogos magánérdekét. A levéltárak az azonosított iratokról tartalmi kivonatol és hiteles másolatot adnak ki. A levéltár tájékoztató tevékenysége során magánszemélynek csak olyan levéltári anyagból szolgáltathat ki adatokat, vagy állíthat ki róla tartalmi kivonatol, esetleg hiteles másolatot, amely a levéltári törzskönyvbe bevezetett állományba tartozik, és nem esik kutatási korlátozás alá, illetőleg mellyel kapcsolatban - letét esetén - a letevő a letéti szerződésben nem érvényesített letéti korlátozásokat. A kutatási korlátozás nem vonatkozik arra a levéltári anyagra, amely a tájékoztatást kérő magánszemélynek vagy más jogelődjének megállapítható módon rendeltetésszerű birtokában volt vagy a birtokába kellett hogy kerüljön, illetőleg a kérelmezőre vonatkozó jogviszonyról tanúskodik, ilyen jogviszonyra utal. Tartalmi kivonatot vagy hiteles másolatot a levéltár egyedül csak a kérelmező magánszeméllyel, egyenes ági rokonával vagy jogelődjével kapcsolatban adhat ki. A levéltár köteles meggyőződni arról, hogy a kérelmező jogosult a tájékoztatásra. A jogosultságot, annak mértékét a kérelmező magánszemély a levéltár felszólítására személyi igazolványa vagy más, ezzel egyenértékű, illetőleg a jogosultság fokának az elbírálására alkalmas okmány bemutatásával köteles igazolni. Hivatalos szerveknek a kutatási korlátozás ellenére is adható bármilyen tájékoztatás, ha a kérelmező szerv az adatot tartalmazó levéltári