Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

zépkori oklevél, mely egy vagy több irat átiratát tartalmazza, formailag szintén egy irat, tartalmi szempontból azonban több egyes iratot tartalmaz. Ez utóbbi darabszintű levéltári segédletkészítés szempontjából azt jelenti, hogy a formailag egy iratban található másolatok alkotják az egyes iratot. (Egy oklevélben három korábbi irat másolata és az átíró irat összesen 4 egyedi irat.) Ennek ellentéte az újkori ügykezelésben az ügyirat, amikor, mint korábban elemeztük, formailag több irat képez levéltári leltározás szempontjából „egyes irat" szintet. A darabszintű segédletek az iratanyag rendszerével megegyező leltárak és attól eltérő rendszerű mutatók, ahogy az alap- és középszintű segédleteknél is láttuk. A 1 e 11 á r a k három félék lehetnek: jegyzékek, lajstromok, mutatók. Jegyzék A jegyzék olyan levéltári segédlet, amely a levéltári rendet követve, darabszinten készül az egyes iratokhoz, kiviteli formája az ívforma. A jegyzék minimális adattartama: - az egyes irat/ügyirat címe vagy jelzete, - terjedelme. E minimális adattartalomból adódik, hogy a jegyzék elsődlegesen nyilvántartási segédlet, mely az iratok biztonságos őrzését szolgálja és csak másodlagos célja a tájékoztatás. Ilyen minimális információt tartalmazó jegyzék készül például egy vegyes tartalmú raktári egységhez a belső rend fenntartása, a kutatótermi kiadás és visszavétel ellenőrzése céljából, vagy mikrofilmezés előtt. Alapnyilvántartásként ilyen segédletek készülnek a speciális gyűjteményekhez is, mint a pecsétgyűjtemény, a fény képgyűjtemény, a plakátgyűjtemény vagy a térkép- és tervtár állagai. A jegyzék tehát általában speciális esetben készül olyankor, amikor vagy gyors nyilvántartásra van szükség, vagy az anyag jellege nem kíván további adatfelvételt. Az egyes iratok jelzete azt jelenti, hogy megadjuk a nyilvántartásba vett egyedi irat azonosításához szükséges adatokat. A jegyzék elején feltüntetjük a fond- vagy törzsszámot, a továbbiakban már csak az egyedi irat azonosítója szükséges mint további jelzet. Ez lehet valamilyen iktatási rendszer adata, speciális irattári jelzetrendszernek az adott iratra írt azonosítója, ezek hiányában a jegyzéket készítő által az iratnak adott azonosító, amely általában sorszám.