Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

Figyelemmel kell lenni arra hogy miután a jegyzék a levéltári rendet (őrzési rendet) követi, csak véglegesnek tekintett rendben lévő anyag jegyzékelését szabad elvégezni. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy jelzeteit anyagnál ellenőrizni kell, hogy fennáll-e a jelzetrend, mesterségesen kialakított sorozatoknál nem bomlott-e meg az eredeti rend, illetve alkalmas rendben követik-e egymást a dokumentumok az állapotrögzítő jegyzék elkészítéséhez. Egy megbomlott rendben, vagy később rendezésre kerülő anyagban a levéltári jegyzék készítése nemcsak felesleges munka, de zavart okoz azzal, hogy a kutató a jegyzékben megadott és esetleg az iratra is rávezetett egyedi jelzetre hivatkozik, amelyet a későbbi átrendezés után csak konkordancia jegyzék alapján tudunk azonosítani, ha készül ilyen jegyzék. Egyedi jelzet nélküli iratoknál - a jegyzékelendő irategyüttes jellege szerint - szerepelhet azonosítóként az irat címe, vagy az irat címzettje, egy címzett iratainál az irat kiadója, vagy az irat kelte. Fontos, hogy abban az esetben, ha a jegyzék készítője ad egyedi jelzetet az iratnak, vagy javít korábbi téves/hibás jelzetet, az iraton és a jegyzékben egyidőben kell megtenni. A terjedelmet általában fólió (lapszám) vagy pagina (oldalszám) feltüntetésével adjuk meg, speciális esetben darabszámban (fénykép, pecsét), illetve térképnél szelvény számban. Abban az esetben, ha az egyes irat több darabból áll, a darabszámot is javasolt feltüntetni. Mint korábban említettük, a jegyzék alapvetően a nyilvántartást, a biztonságos őrzést szolgálja. Vannak azonban olyan irategyüttesek, amelyekhez a levéltári jegyzékek a kutatást is megfelelő szinten szolgálják, így további, több információt tartalmazó segédletkészítésre nincs szükség. Ilyen például egy pecsétgyűjteményhez készült jegyzék, mely tartalmazza a pecsét tulajdonosának nevét, a pecsét dátumát és darabszámát, mint egyedi jelzetet. Miután a jegyzék az őrzés rendjében sorolja fel az egyes darabokat, további finomításként - nagyobb mennyiségű gyűjtemény esetén - névrendi mutató készíthető. Hasonlóképpen megfelelő szintű a levéltári jegyzék kutatói segédletként számos további speciális gyűjteménynél, elsősorban irattípus szerint, időrendben kialakított gyűjteményeknél, mint a címereslevelek, céhiratok. Bár csak néhány példát említettünk, megállapítható, hogy annak megítélése, hogy egy levéltári jegyzék csak nyilvántartási segédlet céljait szolgálja vagy kutatási segédletként is elegendő, az iratanyag jellege határozza meg. Ez az elvi megállapítás nem csak a lajstromra, de minden darabszintű segédletre érvényes. De erre a kérdésre témánk végén még visszatérünk.