Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

fondfőcsoportról. A repertórium sorra veszi egyrészt a fondba (állagba) tartozó legkisebb raktári egységeket (csomók, dobozok, kötegek), másrészt a fond, illetve állag levéltári tagolódása szerinti tárgyi egységeket (állag, sorozat, tétel) és közli ezek egymáshoz viszonyított adatait. így ha egy tárgyi egység több raktári egységet ölel fel, feltünteti, hogy az egyes raktári egységekben, annak mely részei foglalnak helyet. Ha a raktári egység több tárgyi egységet tartalmaz, annak a raktári egységnek a tartalmát legkisebb levéltári egységként közli. A repertórium adatai a következők: a fond, illetve állag törzsszáma, címe, kora, terjedelme. A fond (állag) általános ismertetése, a fondképző története, a fond (állag) tárgya, szerkezete, irattári rendszere, kutatási lehetősége, az anyag rendezettségére és selejtezettségére vonatkozó adatok, a jelentősebb hiányok és az anyag levéltári őrizetbe kerülésének módja. Fel kell tüntetni a fond (állag) nagyobb levéltári egységekre tagolódását, a raktári számot, a raktári egységek tárolási módját, a tárgyi egységek címét, korát, a legkisebb raktári egységbe foglalt iratok levéltári jelzetét. A gyakorlatban az áttekintő raktári jegyzék és a repertórium között a lényeges különbség, hogy az utóbbi az elhelyezésre vonatkozó adatot nem tartalmazza, valamint a repertóriumot nyomtatott megjelentetésre szánják. A Magyar Országos Levéltár minden 1945 előtti jelentős fondjáról már kiadta a repertóriumot. Készültek repertóriumok az egyetemi levéltárak iratairól, és egyre gyakrabban állítanak össze és adnak ki ilyen segédleteket a megyei levéltárak is (pl. Heves Megyei, Bács-Kiskun Megyei Levéltár). 6. Középszintű tematikai leltárak Nem publikálási céllal, hanem belső használatra készült segédletek, amelyek bizonyos témákra, témakörökre vonatkozó különböző fondokban, esetleg különböző intézményekben található levéltári iratokat írnak le. Rendszerint cédulák formájában őrzik, azonban csak egyes kútfők, tételek, alapszámok szintjén közlik az adatokat. A számítógépek használatával az ilyen segédletek készítése új perspektívákat kapott, c/ Darabszint A legrészletesebb információt az egyes iratokról, irategységekről a darabszintű segédletek tartalmazzák. A legmélyebb szintű segédletben szereplő „egyes iratok" fogalma nem azonos a mindennapi szóhasználatban ismerttel. Vannak olyan egyes iratok, amelyek alakilag és tartalmilag egyaránt egy iratot jelentenek. Vannak olyan egyes iratok, amelyek alakilag egy iratot jelentenek, tartalmilag azonban többet. Például egy másolati kötet, vagy egy olyan kö-