Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

Gazdasági Levéltár fondjegyzéke. Rendelkeznek ilyen segédlettel a szaklevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak is. 3. Tervezési statisztika Ez az alapszintű segédlet egységes formanyomtatványon belső használatra készül. Rendeltetése a levéltári feldolgozó munkák (rendezés, selejtezés, segédletkészítés) tervezésének elősegítése. Megmutatja az intézmény őrzésében lévő fondok rendezettségi szintjét, seíejtezettségét, a tárgyi átrendezés szükségességét, segédlettel való ellátottságot, mintaállványozás szükségességét. Az adatokat összegezhető formában, folyóméterekben fejezi ki. A tervezési statisztika adatait minden év végén, a december 31-i állapotnak megfelelően korrigálni kell. Az összesített adatokat táblázatos formában minden évben a beszámoló jelentés adatszolgáltatása részeként meg kell küldeni a fenntartónak és a kulturális tárcának is. 4. Levéltári útmutató Tájékoztató jellegű, alapszintű szintetikus segédlet a levéltár őrizetében található valamennyi fondról. Nyomtatásban való közzététel céljából készül. A következő adatokat tartalmazza: fond törzsszáma, címe, évköre, tárgya, terjedelme (fm), levéltári tagolódása (állag vagy sorozat), levéltári rendszere, rendezettsége, selejtezettsége, segédlettel való ellátottsága, kutatásának módja, közzétettsége, az anyagra vonatkozó irodalom. Röviden ismerteti a fondképző történetét, szervezetét, hatáskörét, illetékességét, esetleg ügy- és iratkezelését. 1964-ben jelent meg az „Útmutató az Esztergomi Prímási Levéltárhoz" című segédlet (második része 2002-ben), 1981-ben a Pest Megyei Levéltár Nagykőrösi, 1982-ben a Hajdú-Bihar Megyei Levéltár Hajdúböszörményi, 1996-ban a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltár Sátoraljaújhelyi Fióklevéltáráról (Zemplén megye levéltára) készült útmutató. 5. Levéltárismertetés Tájékoztató jellegű, alapszintű analitikus segédlet, amely nyomtatásban való megjelentetésre készül. Adatai a következők: fond törzsszáma, címe, évköre, tárgya, terjedelme (fm), levéltári tagolódása, rendszere, rendezettsége, selejtezettsége, segédlettel való ellátottsága, kutatásának módja, közzétettsége, rá vonatkozó irodalom. Mint látjuk, mindezek az adatok megegyeznek a levéltári útmutatóéval. Abban különbözik a két segédlet egymástól, hogy az útmutató szintetikus segédlet, az ismertető pedig analitikus, tehát részletesen tájékoztat a fondokról. Ilyen levéltárismertetés például: „A Magyar Országos Levéltár" (Szerk.: Lakos János, Budapest, 1996.).