Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

6. Alapleltár Az alapszintű segédleteknél egy fokkal tagoltabb, az állagok szintjén készült, szintetikus jellegű segédlet. Az alapleltárak mint jeleztük, az 1950-es években készültek, amikor a levéltárak iratanyaga többszörösére duzzadt, sok volt a rendezetlen dokumentum. Ezek belső számbavételét, az anyag állagszintű rögzítését szolgálták. Adatai a következők: a fond címe, évköre, tárgya, terjedelme (a raktári egység jellege: csomó, kötet stb.), rendszere, tagolódása, rendezettsége, selejtezettsége, segédletekkel való ellátottsága, kutathatósága, irodalma. Az adatokat 5 vagy 11 pontba szedve közölték. A 11 pontos alapleltár belső használatra, az ötpontos a kutatók számára vagy publikálásra készült. A Magyar Országos Levéltár 1951-től jelentetett meg ilyen segédleteket, az elsőt a Magyar Királyi Kancellária iratairól. A területi levéltárak közül csak a Fővárosi Levéltárban találkozunk hasonló kiadványokkal: az első 1959-ben, az utolsó, sorrendben a negyedig 1969-ben jelent meg. Ujabban alapleltárak már nem készülnek, helyüket továbbfejlesztett változataik, az ismertető leltárak foglalták el. 7. Ismertető leltár Analitikus jellegű tájékoztató segédlet, rendszere a levéltári anyag ideális rendszerét követi. Állagszintű levéltárismertetés, nyomtatásban való közzétételre készül. Általában valamely intézmény anyagának csak egyes részeiről, mégpedig elsősorban a nem tárgyi rendszerű részekről készül. Adatai a következők: fond címe, jelzete, évkor, tárgy, terjedelem, tagolódás, rendszer, rendezettség, selejtezettség, segédlettel való ellátottság, kutathatóság, közzétettség, irodalom. Az ismertető leltár legfontosabb adata az állag tárgya, amelyet részletesen kifejt. Ilyen ismertető leltár például Sashegyi Oszkár: „Az abszolutizmuskori levéltár" (Budapest, Akadémiai K., 1965.) Felhő Ibolya-Vörös Antal: „A Helytartótanácsi Levéltár" (Budapest, Akadémiai K., 1961.), és jelentek meg hasonló segédletek a Magyar Országos Levéltár feudáliskori anyagának egyéb részeiről is. A korabeli segédletekkel ellátott, jórészt iktatott iratokat tartalmazó polgári és szocialista kori iratokról nem jelentek meg ismertető leltárak, és néhány kivételtől eltekintve nem tudtak elterjedni a hasonló felépítésű területi levéltárakban sem. A kivétel a Csongrád Megyei Levéltár 1984-1996 közt megjelent, hat kötetből álló sorozata, amely Csanád, Csongrád megye, Szeged, Hódmezővásárhely, Szentes, Csongrád 1950 előtti iratairól ad tájékoztatást, és ide sorolhatjuk a Hajdú-Bihar Megyei Levéltár közleményeinek egyes köteteit. Örvendetes viszont, hogy az egyházi levéltárakban vannak újabban ilyen kezdeményezések.