Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

A közfeladatot ellátó szerv részéről - a fentebbiekből következően - csak rendezett, selejtezett, nyilvántartásokkal és ügyviteli segédletekkel megfelelően ellátott iratok adhatók át az illetékes közlevéltárnak. Számítástechnikai adathordozók esetében a levéltárnak a felhasználói programot és a teljes dokumentációt is meg kell kapnia. Fentieken túlmenően a közlevéltárak gyűjtik (jogszabály alapján vagy ajándékként átveszik, illetve megvásárolják), valamint ingyenes letétként átveszik a maradandó értékű magániratokat. 2001. évi LXIV. tv. 95. § (14.) A levéltáraknak az iratanyaguk bármilyen jogcímen bekövetkezett növekedését nyilvántartásba kell venniük, függetlenül attól, hogy a szóban forgó iratok véglegesen vagy csak időlegesen kerültek a levéltár őrizetébe. Végleges bekerülés esetében a gyarapodási naplóban, az időleges őrzéskor pedig a letéti naplóban rögzítik a változást. A gyarapodási napló olyan levéltári ügyviteli irat, amelyben a levéltári intézmények levéltári anyaguk gyarapodásának legfontosabb adatait tartják nyilván. A naplóba a beérkezés sorrendjében a következő adatokat vezetik be az iratanyagról: a) sorszám, b) a beérkezés kelte, c) a levéltári anyagot átadó szerv vagy személy neve és postai címe, d) az átvétel jogcíme, e) az átvett anyag megnevezése, évköre és folyóméterben vagy (kivételes esetekben) darabszámban megadott mennyisége, levéltári jelzete, f) az átvétellel kapcsolatos ügyirat levéltári iktatószáma. A gyarapodási naplót a levéltár arra felhatalmazott munkatársa az év végén lezárja, a gyarapodást összesíti és aláírásával hitelesíti. A levéltárakban az iratőrző osztályokon külön is vezethetnek gyarapodási naplót (ez megkönnyíti az egyes osztályok iratgyarapodásának áttekintését), és természetesen vezetik az egész intézmény iratnövekedését rögzítő központi naplót is. 3/ Fogyatéki napló A fogyatéki napló az a levéltári ügyviteli irat, amelyben a levéltárak az állományukból véglegesen kikerült (más szerv számára véglegesen kiadott vagy selejtezett) és ennek következtében a törzskönyvből kivezetett nem letéti levéltári anyagot tartják nyilván. A fogyatéki napló a kiadás sorrendjének megfelelően, évente újrakezdődően sorszámozott tételek szerint tartalmazza a a) sorszámot,