Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

b) a kikerülés keltét, c) a kikerülés j ogcímét, d) kiadás esetén azon szerv nevét és postacímét, ahová a levéltár az anyagot küldte, e) a kikerült anyag törzsszámát, f) a kikerült anyag címét vagy megnevezését, g) a kikerült anyag évkorét, h) a kikerült anyag terjedelmét iratfolyóméterben (kivételes esetekben darabszámban) megadva, i) a vonatkozó ügyirat levéltári iktatószámát. A letét kiadását a letéti napló megfelelő rovatában jelölni kell. A fogyatéki naplót az év végén a levéltár arra felhatalmazott munkatársa hitelesítési záradékkal látja el. 4/ Letéti napló A letéti napló a levéltári intézménynek a letétekről vezetett ügyviteli nyilvántartása. A letéti naplóban részletezik a levéltárba beérkező, valamit a visszaadott levéltári iratanyagot. A letéti napló tartalmazza mindazon adatokat, amelyek a gyarapodási naplóban is benne foglaltatnak, és ehhez képest új információval szolgál a letéti szerződés lejáratának az időpontját feltüntető és a letét visszaszolgáltatásának a feljegyzésére szolgáló rovat. A letéti naplót az év végén a levéltár arra felhatalmazott munkatársa lezárja, a letéteket összesíti és aláírásával hitelesíti. 51 Fonddosszié A levéltár az őrizetében levő fondok anyagára vonatkozó valamennyi iratot a fondonként kialakított fonddossziéban helyezi el. A fonddosszié az iratok keletkezésének sorrendjében tartalmazza: a/ a fond anyagában végzett levéltári feldolgozó munka során készült belső feljegyzéseket, rendezési, selejtezési terveket, selejtezési jegyzőkönyveket; b/ a raktári jegyzékek és más levéltári segédletek (pl. ideiglenes raktári jegyzék) hitelesített példányát; c/ az irattárakból beszállított levéltári anyagra vonatkozó, korábban a szervdossziéban őrzött iratokat, valamint általában minden, az iratanyag levéltárba kerülésére vonatkozó irat másolatát; ál a levéltári anyag fizikai állapotára vonatkozó feljegyzéseket.