Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

I. IRATTANI ISMERETEK

Ezen rendszer szerint iktatott iratokon az alábbi jelölést találjuk: 420 -3 116-1937 A 420-ból a 4-es az oktatásra, a 20-as a főiskolákra, a 3-as a tanulók ügyeire, a 116-os a napló (iktatási) számra, az 1937 pedig az évre vonatkozott. És ha mindezeket 5 év múlva ábécé rendbe rakták, akkor alakult ki, hogy a főiskolák halmazából, melyik akta szól a szombathelyi vagy a debreceni stb. főiskolákról. A vármegyék helyi szabályokon alapuló iratkezelésében az 1901. évi XX. tc. hozott változást, mely felhatalmazta a belügyminisztert, hogy rendeleti úton, egységesen szabályozza a vármegyei központi és járási, a községi (kör)jegyzői, a közigazgatási bizottsági és a gyámügyi ügyvitelt. A törvény értelmében 1902-ben kibocsátott és 1903. január l-jével életbe léptetett ügyviteli szabályzatok legfontosabbika a vármegyei ügyviteli szabályzat. Ez a vármegyék számára kétféle irattározási rendszer közötti választás szabadságát engedi meg: a) Alapszámos rendszer. „Az iratok irattári kezelése az alapszámos rendszer szerint történik. Ennek lényege az, hogy ugyanarra az ügyre vonatkozó minden ügyiratot az egész éven át ahhoz a számhoz kell kapcsolni, és az alatt a szám (alapszám) alatt kell az irattárban elhelyezni, amely szám az iktatókönyvben mint az illető ügyben az év folyamán érkezett legelső beadvány iktatószáma szerepel." (202. §) „...azoknál az ügyeknél, amelyeknek tárgyalási iratai több évre nyúlnak át, évről évre új alapszámot kell adni." (208. §) b) Osztály- vagy kútfőrendszer, „A közgyűlésnek jogában áll az irattári kezelésnek fejlettebb rendszerét (osztályrendszer, kútfők) is életbe léptetni, illetőleg fenntartani. Ebben az esetben az iratok az irattárban az alapszámos rendszeren túlmenőleg - vagyis csupán az egyes ügyek iratainak összekapcsolásán felül - megfelelő szakosztályokban (kútfőkben) tartalmuk szerint is csoportosíttatnak. Ily tárgyú közgyűlési határozat érvényességéhez a belügyminiszterjóváhagyása szükséges." (203. §) Példák a kétféle irattározásra: a/ évek, alapszámok növekvő rendjében b/ a szakosztályoknak megfelelő kútfők rendjében, a/ Szabolcs vármegye alispánjának iratai 7623/1909. (alapszám) 8561/1909. (iktatószám) Letelepedési törvénytervezet