Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

I. IRATTANI ISMERETEK

21185/1917. (alapszám) 24567/1917. (iktatószám) Gyakornok kinevezése b/ Győr vármegye alispánjának iratai VIII. kútfő 23/1900. (alapszám) 96/1900. (iktatószám) Adománygyűjtés szoborra IX. kútfő 9/1900. (alapszám) 96/1900. (iktatószám) Gyógyszertárak vizsgálata A szabályzat kétféle irattári segédlet vezetését írja elő kötelező érvénnyel: az irattári sorkönyvét és az ún. irattári irományjegyzékét. A vármegyei ügyviteli szabályzat az iratkezelés terén új elemeket nem tartalmazott. Kútfő, alapszám, sorkönyv, iratjegyzék mind ismeretes volt már az abszolutizmus kori iratkezelésben. A szabályzat érdeme az, hogy megyei szinten az iratkezelést egységesen szabályozta, kötelezően előírva azt a minimumot, ami a kor igényeihez mérten elengedhetetlennek látszott. A vállalatok az iratkezelés terén mozgékonyabbak, az újítások iránt fogékonyabbak voltak az állami szerveknél. Iratkezelésük alapvetően a gazdaságosság szem előtt tartásával alakult. Ez mutatkozott meg az iratkezelés technikai részénél, a tárolóeszközök megválasztásánál is: a modern irattartók legkülönbözőbb fajtáit használták. A különböző borítólapok, iratgyűjtők, gyorsfűzők és levélrendezők közül nálunk a legelterjedtebb volt a „dosszié"-nak nevezett iratgyűjtő, erről nevezték el a vállalatok irattári rendszerét is dosszié-rendszemek. A gazdaságosságra való törekvéssel függ össze, hogy a vállalatok soha nem vezettek kettős nyilvántartást irataikról: a vállalat, ha iktatta is iratait, lajstromot nem vezetett róluk. A 20. század elején a vállalatoknál általában az iktatás is megszűnt, és a számregisztratúráról áttértek olyan irattári rendszerre, amely mellett az egyes iratokat nem, csak bizonyos irategyütteseket, egy-egy dosszié tartalmát kellett nyilvántartaniuk. A termelő üzemek általában maguk értékesítették termékeiket, ennélfogva számukra a vevőkkel való kapcsolat volt a legfontosabb. A vevőkkel, valamint a szállítókkal való iratváltásuk rendszerint terjedelmes, magában foglalta az értékesítéssel kapcsolatos ügyeket az ajánlatoktól kezdve a fizetési módozatokig. Ezért a kapitalista vállalat irattározásának középpontjában a vevőkkel, szállítókkal folytatott levelezés állt. A levelezést oly módon rendszerezték, hogy a keresett iratokat minél könnyebben lehessen megtalálni, anélkül, hogy különböző nyilvántartásokban kellene keresgélniük. E célra a levelező partnerek szerinti sorozatokat találták a legalkalmasabbnak. Általában minden levelező partner számára külön dossziét