Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

I. IRATTANI ISMERETEK

Mint látható a főlajstromszámos iktatási rendszerben nincs meghatározva az alszámok mennyisége. Már az elsőnek beérkezett irat is alszámot kap, és így ez is részét képezi rögtön az évből, főlajstromszámból, alszámból álló iktatási számnak (40-1/1937; 40-84/1943). Fontos arra is felfigyelnünk, hogy ebben az esetben nem a levélváltások kapnak külön alszámot, mint a korábbi rendszerek esetében, hanem minden egyes irat. A főlajstromszámos iktatási rendszert külön erre a célra rendszeresített iktatókönyvben vezették. Volt (van) egy ún. iktatólap, amely borítóul is szolgál az összegyűlt iratok tárolására. Ezen vezetik az egyes alszámokra iktatott iratféleségeket, a főlajstromszámok rögzítéséhez pedig mutatókönyv készül. Ilyen iratkezelési formával 1914-től a bírósági gyakorlatban találkozunk, de alkalmazták a magánügyvédi irattározási rendszerekben és egyes hivataloknál (pl. királyi jószágigazgatóságok), sőt a bíróságoknál, az ügyvédi gyakorlatban ma is előfordul. Ha az ugyanazon személyt érintő, de különböző ügytípusokat (válóper, büntetőper, polgári per, szabálysértés, kihágás stb.) el akarták választani egymástól, akkor ezeket rendszerint betűkkel különböztették meg. Szólnunk kell még egy bonyolult, összetett, a maga korában is csak rendkívül nehezen átlátható és kezelhető, nagy felkészültséget igénylő iktatási rendszerről, a Jánossy-féle decimális (tizedes osztályozási) rendszerről. E rendszer lényege, hogy a növekedő iktatási rendszer helyett a legfőbb szakmai területeket - a könyvtári decimális besoroláshoz hasonlóan felosztották, főszámmal, majd ennek a legfőbb szakmai területnek a részterületeit alszámokkai látták el, és e részterületeket tovább bontva jutottak el a naplószámig. Ha pl. az oktatás területét általában 4-gy el jelöljük, ekkor ennek részterületei, főszámai - többek között - lehettek: 410: egyetemi oktatás 420: főiskolai oktatás 430: középfokú oktatás 440: polgári iskolák 450: elemi iskola A főszám mindig állandó volt, ugyanígy az alszám is. Vegyük példának a 420-as főszámot. Ennek alszámai lehettek: 420 - 1: (főiskolára vonatkozó) szervezeti ügyek, 420 - 2: személyzeti ügyek, 420 - 3: tanulók ügyei, 420 - 4: beszerzések,